Как создать и отправить

Создание и подписание документов при отправке доступно в том случае, если у сотрудника настроены соответствующие права. См. статью «Сотрудники».

Если нет разделов «Новый документ» или «Черновики», обратитесь к сотруднику с правами администратора в Диадоке, чтобы он настроил доступ.

Чтобы создать и отправить пакет документов, выполните следующее:

  1. Нажмите «Новый документ».
  2. Сформируйте прямо в Диадоке или загрузите один либо несколько документов с помощью ссылки «Загрузите с компьютера».

    Прямо в сервисе возможно сформировать УПД, счет-фактуру, акт, накладную.

  3. После загрузки или формирования документа в окне отобразится название файла и будет подставлен контрагент, если он есть в документе. Если контрагента нет, выберите «Контрагенту» и в поле начните вводить название контрагента или его ИНН, выберите контрагента.

    Если требуется отправить документ в другое подразделение своей организации, выберите «Внутри организации» и в появившемся поле «Подразделение» выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое будет отправлен документ.

    При необходимости возможно скачать документ, нажав на его название.Если нужно удалить документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
  4. Выберите типа пакета:
    • «Открытый пакет». Документы в пакета можно обрабатывать по отдельности и можно изменять состав пакета.
    • «Закрытый пакет до отправки». До отправки пакета нельзя обрабатывать документы по отдельности и изменять их состав.
  5. Если документ не в утвержденном ФНС формате, выберите тип документа.
  6. Если нужно, чтобы получатель тоже подписал документ, установите флажок «Запросить подпись контрагента» или «Запросить подпись контрагента для всех документов».
  7. При необходимости напишите комментарий к документу.
  8. При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить ещё» или «Создать в редакторе».

    При отправке нескольких документов их можно связать. Для этого выберите «Объединить все документы в один пакет». Для связанных документов можно выбрать только одного получателя пакета: контрагента или подразделение. Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно непосредственно на странице просмотра документа. Для этого достаточно выбрать нужный документ в панели пакета.

  9. На любом этапе создания пакета документов его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Пакет сохранится в папке «Черновики».
  10. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».
    Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать»

    В окне выбора сертификата наведите курсом мыши на сертификат и нажмите «Назначить по умолчанию». Это означает, что документы будут подписываться выбранным сертификатом по умолчанию. При необходимости можно выбрать другой сертификат. 

    Сменить  сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

Для отправки созданных (добавленных) документов на согласование или подписание другому сотруднику, нажмите на кнопку «Согласование» и выберите соответствующее действие.

Пакет будет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие» или «Внутренние».


База знаний