Как создать и отправить документ

Создание и отправка документов доступны только пользователям, у кого в настройках подключено право «Создавать и редактировать документы и черновики». Подключить право может только пользователь с правами администратора. Подробнее см. Настройка прав сотрудника.

Как создать и отправить документ

Чтобы создать и отправить документы через Диадок, выполните следующее:

1. Нажмите «+ Новый документ».

   

2. На открывшейся странице добавьте новый документ одним из способов:
   • Загрузите готовый файл документа, перетащив его на страницу либо нажав «Выбрать файл». Подробнее см. Загрузка документов
   • Создайте документ с помощью редактора в Диадоке. В редакторе можно сформировать УПД, счет-фактуру, акт, накладную (подробнее см. Заполнение документов).

     

3. После загрузки или ручного заполнения документа откроется окно отправки. 

   Начиная с этого момента и до отправки документ можно сохранить в черновики (ссылка «Сохранить в черновиках»). Документ сохранится в папке «Черновики».

4. Выберите тип пакета: открытый или закрытый (подробнее см. ).

5. Если нужно, чтобы документы отправились не одним пакетом, а раздельно — отключите параметр «Объединить все документы в один пакет». В этом случае нужно будет указать получателя для каждого документа в отдельности.

   

6. В поле «Отправить» укажите получателя: начните вводить название или ИНН контрагента и выберите его из появившегося списка.
   Если документ нужно отправить не контрагенту, а в другое подразделение своей компании, выберите «Внутри организации» и нужное подразделение из раскрывающегося списка.

   

7. Чтобы добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить ещё» или «Создать в редакторе».
    

   

   
   Если нужно удалить документ, нажмите на крестик справа.

   

8. Если отправляется неформализованный документ и нужно, чтобы получатель тоже подписал его, установите флажок «Запросить подпись контрагента». Для формализованных документов подписание запрашивается автоматически.

   

9. Если перед отправкой документ нужно согласовать или подписать другим сотрудником, нажмите на кнопку «Согласование» и выберите нужное действие (подробнее см.  в статье Как согласовать документы).

10. После добавления всех документов и заполнения всех данных нажмите «Подписать и отправить».

    Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». 

    Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

Пакет подписан и отправлен. Отправленные документы можно просмотреть в папке «Исходящие» или «Внутренние».

Что означает открытый и закрытый пакет

При отправке нескольких документов они автоматически объединяются в один пакет. Удобство работы с пакетом документов в том, что в списках они отображаются вместе. А также их можно просматривать на одной и той же странице просмотра, просто переключаясь между документами (в списке документов справа). 

Если документы объединены в пакет, то для них указывается один общий получатель. 

При отправке пакета можно выбрать его тип:

• «Открытый пакет». Выбрано по умолчанию. Документы в пакете можно обрабатывать по отдельности и можно изменять состав пакета.
• «Закрытый пакет до отправки». До отправки пакета нельзя обрабатывать документы по отдельности и изменять состав пакета.
• «Закрытый пакет». Ни до, ни после отправки нельзя обрабатывать документы по отдельности и изменять состав пакета. После отправки при просмотре такого пакета в списке содержащихся в нем документов будет указано, что покет не может быть изменен. 

  

Если нужно, чтобы документы отправились не одним пакетом, а раздельно — выключите переключатель «Объединить все документы в один пакет». В этом случае нужно указывать получателя для каждого документа в отдельности.

Если нет кнопки «+ Новый документ»

Если нет кнопки «+ Новый документ», обратитесь к сотруднику с правами администратора в Диадоке, чтобы он выдал права на создание документов, следуя инструкции Настройка прав сотрудника.

Если неактивна кнопка «Подписать и отправить»

Если кнопка «Подписать и отправить» неактивна, значит ни один сертификат не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «Выберите сертификат для подписания». 

Также можно указать сертификат, который будет использоваться по умолчанию, и его не нужно будет выбирать каждый раз при подписании документов (подробнее см. в инструкции). 

Как скачать отправляемый документ

Чтобы скачать документ, нажмите на его название. 

Отправка через интеграционные решения

Если вы работаете в 1С, то может отправлять документы через модуль. Подробнее см. в разделе Модули 1 С.

Если у вас другая учетная система, то закажите проект внедрения.

Видеоролик «Отправка документов»