Раздел «Сотрудники»

В разделе «Сотрудники» отображается список сотрудников организации, состоящий из двух подразделов: «Все сотрудники» и «Воинский учет». Подробнее о подразделе «Воинский учет» читайте в инструкции.

При переходе в раздел «Сотрудники» открывается подраздел «Все сотрудники» — по умолчанию список в нем отфильтрован только по работающим сотрудникам. Как отфильтровать список сотрудников по другим параметрам, читайте ниже в подразделе Отфильтровать список сотрудников.

Чтобы открыть раздел, на главной странице нажмите «Сотрудники».

В разделе «Сотрудники» можно:

Добавить сотрудника автоматически

Экстерн автоматически подтягивает данные сотрудников в раздел «Сотрудники» при отправке следующих документов:

• СЗВ-ТД.
• ЕФС-1.
• Сведения о застрахованном лице.
• ПСВ.
• РСВ.
• 6-НДФЛ.
• Инициация выплаты или перерасчета пособия.
• Уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком.

• Формы АДВ‑1, АДВ‑2, АДВ‑3.

• Ответ на запрос недостающих сведений.

Добавить сотрудника вручную

• В самом разделе. Для этого:
  1. На главной странице нажмите «Сотрудники».
  2. Нажмите «Создать».

     

  3. Заполните данные сотрудника. Обязательные поля Экстерн выделяет красным цветом. Если оставить эти поля пустыми, карточку сотрудника добавить в раздел не получится.
  4. Нажмите «Создать». Сформируется карточка. Она автоматически попадет в справочник сотрудников, и ее можно добавлять в отчеты. Подробнее об этом читайте в инструкции.

     

     Если нажать «Отменить», карточка закроется без сохранения данных.

• В отчете. Для этого:
  1. Откройте для редактирования отчет, в котором есть работа с сотрудниками. Например, РСВ, ЕФС-1, Персонифицированные сведения о физических лицах, 6-НДФЛ.
  2. Сформируйте карточку сотрудника.
  3. Нажмите «Сохранить данные в справочник сотрудников».

     

Заполнить карточку сотрудника

Данные в карточке сотрудника сгруппированы на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты», «Трудовая деятельность», «Родственники», «Воинский учет».

Основная информация

На вкладке находятся данные о ФИО, СНИЛС, ИНН, поле, дате рождения, месте рождения, адресе, гражданстве, семейном положении, образовании, контактной информации, документе, удостоверяющем личность.

Некоторые реквизиты, например, место рождения или данные об образовании, нужны для отчетности по воинскому учету. Подробнее об этом читайте в инструкции.

В карточке одного сотрудника можно добавить несколько документов, удостоверяющих личность. Например, паспорт и водительское удостоверение. Для этого в блоке «Документ, удостоверяющий личность» нажмите «Добавить документ» → заполните данные о документе → «Сохранить».

Банковские реквизиты

Здесь можно указать банковские данные: информацию о банковском счете, банковской карте, либо данные организации, через которую сотрудник получает пособия.

Трудовая деятельность

Содержит информацию о категории должности, типах договора, заявлениях и мероприятиях по сотруднику. По этим мероприятиям сервис определяет статус сотрудника: работает или уволен. Если нужно изменить статус сотрудника в сервисе, можно сделать это вручную. Подробнее об этом читайте ниже в инструкции.

Посмотреть, в рамках какого отчета было направлено мероприятие по сотруднику

1. Нажмите на мероприятие.
2. Экстерн откроет страницу документооборота нужного отчета.

   

Отправить или отредактировать еще неотправленное мероприятие

1. Нажмите на мероприятие.
2. По ссылке перейдите в черновик отчета.

   

3. Отправьте отчет или отредактируйте и отправьте.

Воинский учет

Содержит информацию о сведениях, виде и документах воинского учета. Эти данные используются при заполнении отчетности для военкомата в сервисе. Подробнее о заполнении вкладки читайте в инструкции Воинский учет.

Можно добавить несколько документов в блоке «Документы воинского учета». Для этого нажмите «Добавить документ» → заполните данные о документе → «Сохранить».

Чтобы напечатать форму 10 (карточку гражданина, подлежащего воинскому учету):

1. Нажмите «Печать карточки ВУ».

   

2. В открывшемся окне выберите, в каком формате нужно распечатать карточку: PDF или Excel.
3. Нажмите «Сформировать». 
   Сформированный документ сохранится на компьютер и будет доступен на главной странице сервиса в разделе «Напечатанные документы».

   

Просмотреть или отредактировать карточку сотрудника

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Просмотрите данные сотрудника на вкладках «Основная информация», «Банковские реквизиты» и «Трудовая деятельность», «Родственники», «Воинский учет». При необходимости измените их. 

   

3. Информация в карточке сохранится автоматически.

   Убедитесь, что в карточке сотрудника не осталось полей, выделенных красным цветом. Сервис сохраняет только поля, заполненные без ошибок.

Отфильтровать список сотрудников

Чтобы отфильтровать список сотрудников по другим параметрам:

1. Нажмите «Фильтры».

   

2. Укажите параметры, по которым нужно отфильтровать сотрудников:
   • Выберите нужный статус сотрудников: «Все», «Работает» или «Уволен».
   • Укажите диапазон возраста сотрудников. Например, от 20 до 45 лет.
   • Укажите даты увольнения сотрудников.

   • Выберите пол сотрудников.

   • Укажите, заполнен ли у сотрудников СНИЛС: «Все», «Пустой» или «Заполнен».

   • Укажите, заполнен ли у сотрудников ИНН: «Все», «Пустой» или «Заполнен».

   • Выберите тип договора: «Все», «Не заполнено», «Трудовой договор», «Договор гражданско-правового характера (ГПХ)».

     

     При закрытии блока фильтры не сбрасываются. Если перейти в карточку сотрудника, а потом вернуться, указанные фильтры сохранятся.

3. Нажмите «Найти».
4. Отобразятся сотрудники по указанным параметрам.

   

При необходимости сбросьте фильтры одним из способов:

• Сбросьте только определенные фильтры, нажав   напротив нужных фильтров в списке.
• Сбросьте сразу все фильтры, нажав «Сбросить фильтры» в списке.

  

В отфильтрованном списке доступен поиск сотрудников по ФИО и СНИЛС.

Изменить статус

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Нажмите на статус сотрудника.

   

3. Выберите необходимый статус:
   • Работает.
   • Уволен. Если сотрудник уволен, укажите дату увольнения.

     

Удалить сотрудника

1. Нажмите на ФИО сотрудника в списке. Откроется его карточка.
2. Нажмите «Удалить».

   

3. Подтвердите удаление карточки сотрудника, нажав «Удалить» в открывшемся окне.

   

4. Появится уведомление о том, что сотрудник удален.