Как добавить данные о сотруднике
В этой статье описано, как добавлять данные для кадрового учета и расчета зарплаты.
Если вы хотите добавить сотрудника, который будет работать в Экстерне (в том числе и в Учете), воспользуйтесь инструкцией Добавление пользователей.
Перед тем как добавлять сотрудников в сервис, рекомендуем настроить виды начисления одинаковые для всех сотрудников. Тогда не придется их заполнять отдельно для каждого сотрудника. Подробнее о настройке см. в статье Настройки для расчета и начисления зарплаты.
Добавление сотрудника вручную
- Выберите раздел «Зарплата и кадры» → «Список».
- Убедитесь, что выбран месяц, начиная с которого будут оформляться начисления сотруднику. Это обеспечит корректное формирование отчетности по сотруднику.
- Нажмите «+ Добавить сотрудника».
- Заполните личные данные сотрудника — данные необходимые для кадровых отчётов и документов, расчёта НДФЛ и страховых взносов. Подробнее см. Как заполнять поля.
- Нажмите «Сохранить».
Загрузка из 6-НДФЛ или 2-НДФЛ
- Выберите раздел «Зарплата и кадры» → «Список».
- Убедитесь, что выбран месяц, начиная с которого будут оформляться начисления сотруднику. Это обеспечит корректное формирование отчетности по сотруднику.
- Подготовьте отчёт 6-НДФЛ за год или 2-НДФЛ в формате XML. Его можно скачать в разделе «Отчетность» (подробнее см. Сохранение и печать документов) либо подготовить в любой программе, которая создаёт отчеты для налоговой.
- Загрузите файл в разделе «Зарплата и кадры» → «Список» → ссылка «Загрузить список из 6-НДФЛ или 2-НДФЛ».
- В сервис загрузятся ФИО, дата рождения, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, гражданство и статус НДФЛ. Проверьте их, а также заполните остальные поля. Подробнее о заполнении см. Как заполнять поля.
Загрузка из 1С
Как перенести данные из 1С, см. в разделе Импорт данных из 1С.
После переноса проверьте добавленные данные и заполните недостающие поля. Подробнее о заполнении см. Как заполнять поля.
Как заполнять поля
Личные данные
| Тип договора | Влияет на начисление страховых взносов и заполнение отчетов в СФР. Сведения подаются только на работников, с которыми заключен договор подряда или трудовой. Для получателей дивидендов можно выбрать тип «Нет договора».
 |
| Подразделение | Влияет на то, в какой отчёт 6-НДФЛ и 2-НДФЛ попадёт сотрудник, т. к. подразделение может вести отчетность в другую ИФНС. А платить налог с зарплаты и сдавать отчеты по НДФЛ нужно в налоговую по месту его работы, но не регистрации организации. Подразделения добавляются здесь же (выберите в раскрывающемся списке пункт «+ Добавить») или в разделе «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты учета» → вкладка «Подразделения». |
| Гражданство | При выборе нероссийского гражданства меняется список документов, удостоверяющих личность, ниже. А также открывает дополнительные поля для расчета взносов и НДФЛ за иностранных работников. |
Данные для расчета зарплаты, налога и взносов
| Уникальный номер сотрудника | Используется для отчётов 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам. |
| Есть налоговый вычет | Дают работнику право уменьшить НДФЛ, удерживаемый из его зарплаты в пользу государства. Подробнее, как добавить вычет, см. в статье Налоговые вычеты. |
| Страховая категория | Заполняется автоматически из раздела «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты учета» и влияет на расчет страховых взносов (подробнее см. Страховые взносы по пониженным ставкам). Если предложенный расчет взносов не подходит, можно использовать пункт «Особенный расчет страховых взносов» и вручную указать, начисления. |
| Страховой стаж | Влияет на расчет больничных. |
| Есть справка об инвалидности | Уменьшает ставку по взносам на травматизм в СФР. |
| Способ выплат | Влияет на заполнение ведомостей на выплату зарплаты и создание платежных документов. В платёжную ведомость будут попадать только сотрудники со способом выплаты «По списку ведомости», так как во всех остальных случаях подтверждением получения денег работником являются другие документы. |
| Счет для проводок по зарплате | Влияет на то, к каким затратам будет отнесена зарплата конкретного работника. Настроить набор счетов можно в разделе «Реквизиты и настройки» → «Настройки учета» → «Проводки по зарплате» (подробнее см. Настройки проводок по зарплате). |
| Если вы совмещаете УСН и Патент, можно выбрать систему налогообложения для учета расходов по зарплате. | |
