Принципы кадрового электронного документооборота
Электронный кадровый документооборот позволяет работодателю обмениваться документами с сотрудниками без дублирования на бумаге. Это значительно упрощает и ускоряет кадровое делопроизводство в компании. ТК РФ разрешает организациям использовать электронные кадровые документы вместо бумажных: с сотрудниками на местах согласно ст. 22.1-22.3, с дистанционными сотрудниками согласно ст. 312.3.
Также в сервисе можно обмениваться внутренними документами, не относящимся к кадровым. Такие документы будут неформализованными.
Какие документы можно перевести в электронный вид
Неформализованные внутренние документы
Технически можно обмениваться любыми документами. Содержание документов не проверяется. Главное, чтобы сотрудники загружали подходящие по формату файлы.
Кадровые документы
С 1 марта 2023 года вступил в силу Приказ № 578н о требованиях к составу и формату документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. Такие документы должны быть сформированы согласно единым требованиям с указанием подходящего формализованного типа документа. В сервисе КЭДО автоматизирована конвертация документов под регламентированный формат, предусмотрен механизм присвоения документу нужного типа. Все документы будут соответствовать требованиям законодательства.
Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Какие электронные подписи использовать
Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость подписанных электронных документов (Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
В сервисе КЭДО каждый сотрудник, первый раз заходящий в сервис, подписывает соглашение об использовании ЭП. Таким образом, все ПЭП и НЭП, используемые в КЭДО, приравниваются к аналогу собственноручной подписи.
Чтобы отслеживать изменения в соглашении, на любой странице сервиса нажмите на ссылку «Соглашение об использовании ЭП» в нижнем правом углу экрана. Здесь можно скачать все версии.
Особые правила
Некоторые кадровые документы работодатель должен подписывать только усиленной квалифицированной подписью (далее — КЭП). Сотрудник же может использовать на свой выбор:
- КЭП;
- НЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- НЭП, выпущенную в приложении Госключ.
Эти правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
| Для работодателей | Для сотрудников |
|---|---|
|
|
|
|
Общий порядок
Он применяется для всех остальных кадровых документов.
Компания может использовать для подписи документов:
- КЭП;
- НЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- НЭП, выпущенную в приложении Госключ.
У сотрудника больше вариантов:
- КЭП;
- НЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- НЭП, выпущенная в приложении Госключ;
- ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности.
Предоставление оригинала или копии кадрового документа
Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.
Это можно сделать следующими способами:
- распечатать электронный документ и заверить,
- направить документ работнику в электронном виде.
С 1 сентября 2022 года планировалось сделать возможным взаимодействие с Госуслугами, чтобы работодатели могли размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на Госуслугах. Но до настоящего времени Госуслуги не предоставили такую возможность.
