Общие принципы КЭДО

Поправки по кадровому ЭДО (КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:

Какими документами можно обмениваться в электронном виде

Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа: 

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
• акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
• приказы об увольнении;
• журналы инструктажей по охране труда.

Какие электронные подписи использовать

Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость подписанных электронных документов (Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны. 

Особые правила

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:

• УКЭП;
• УНЭП выдана через электронное правительство; 
• Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП. 

Общий порядок 

Он применяется для всех остальных документов.

Компания может использовать для подписи документов: 

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
• УНЭП, выданную через электронное правительство.

У сотрудника больше вариантов: 

• УКЭП;
• УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
• УНЭП, выданную через электронное правительство;
• ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности. Простая ЭП в КЭДО представляет собой JSON файл.
  Реквизиты ПЭП

  Наименование				Формат	Пример	Описание
  CreatedAt				date	2021-08-18T08:36:02.5829662Z	Дата создания (подписания) простой ЭП
  Signer						Сведения о подписанте (лице, которое создало простую ЭП)
  Author
  Author
  SystemId				string	00000000-0000-0000-0000-000000000000	Технический идентификатор
  UserId				string	1cca7884-7376-4f9d-a992-de84b08b1474	Идентификатор портального пользователя
  UserIp				string	174.128.96.24	IP-адрес, с которого был отправлен запрос на подписание документа, в котором была вложена данная ЭП
  OrgId				string	b22c19c2-0218-4dd5-bec5-d098746f8368	Идентификатор организации сотрудника
  EmployeeId				string	d18f1b20-e8f8-4285-9ad8-fdb9d0e0e9b1	Идентификатор сотрудника
  Occupations						Перечень занимаемых сотрудником должностей в департаментах
  Id				string	5ab62308-cb80-43f7-9de7-c17f24d3a6b1	Идентификатор записи о должности сотрудника в департаменте
  DepartmentId				string	e8bd9b63-eade-4a63-9bd2-83e488b6d49d	Идентификатор департамента, в котором состоит сотрудник
  LastName				string	Петраков	Фамилия подписанта
  FirstName				string	Станислав	Имя подписанта
  MiddleName				string	Алексеевич	Отчество подписанта
  SignedContentHash				string	dfb6e23b1b500e31f452b48...	Хэш-сумма подписанного простой ЭП документа
  HashAlgorithm				enum	Sha512	Наименование хэш-функции, с помощью которой была вычислена хэш-сумма подписанного простой ЭП документа

Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.

Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.

Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов

Как факт подписания ЭП отображается в КЭДО

Чтобы показать, что документ подписан ЭП, в КЭДО в печатной форме документа используется отметка.

Пример отметки:

Какой информационной системой пользоваться

Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили. 

Источник статьи