Общие принципы КЭДО
Поправки по кадровому ЭДО (КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:
Какими документами можно обмениваться в электронном виде
Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
- приказы об увольнении;
- журналы инструктажей по охране труда.
Какие электронные подписи использовать
Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость подписанных электронных документов (Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.
Особые правила
Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):
Для работодателей | Для сотрудников |
---|---|
| |
|
|
Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:
- УКЭП;
- УНЭП выдана через электронное правительство;
- Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП.
Общий порядок
Он применяется для всех остальных документов.
Компания может использовать для подписи документов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство.
У сотрудника больше вариантов:
- УКЭП;
- УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
- УНЭП, выданную через электронное правительство;
- ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности. Простая ЭП в КЭДО представляет собой JSON файл.Реквизиты ПЭП
Наименование
Формат
Пример
Описание
CreatedAt
date
2021-08-18T08:36:02.5829662Z
Дата создания (подписания) простой ЭП
Signer
Сведения о подписанте (лице, которое создало простую ЭП)
Author
Author
SystemId
string
00000000-0000-0000-0000-000000000000
Технический идентификатор
UserId
string
1cca7884-7376-4f9d-a992-de84b08b1474
Идентификатор портального пользователя
UserIp
string
174.128.96.24
IP-адрес, с которого был отправлен запрос на подписание документа, в котором была вложена данная ЭП
OrgId
string
b22c19c2-0218-4dd5-bec5-d098746f8368
Идентификатор организации сотрудника
EmployeeId
string
d18f1b20-e8f8-4285-9ad8-fdb9d0e0e9b1
Идентификатор сотрудника
Occupations
Перечень занимаемых сотрудником должностей в департаментах
Id
string
5ab62308-cb80-43f7-9de7-c17f24d3a6b1
Идентификатор записи о должности сотрудника в департаменте
DepartmentId
string
e8bd9b63-eade-4a63-9bd2-83e488b6d49d
Идентификатор департамента, в котором состоит сотрудник
LastName
string
Петраков
Фамилия подписанта
FirstName
string
Станислав
Имя подписанта
MiddleName
string
Алексеевич
Отчество подписанта
SignedContentHash
string
dfb6e23b1b500e31f452b48...
Хэш-сумма подписанного простой ЭП документа
HashAlgorithm
enum
Sha512
Наименование хэш-функции, с помощью которой была вычислена хэш-сумма подписанного простой ЭП документа
Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.
Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.
Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов
Особый порядок — список документов выше | Общий порядок — все остальные документы | |
---|---|---|
Работодатель | УКЭП |
|
Сотрудник |
|
|
Как факт подписания ЭП отображается в КЭДО
Чтобы показать, что документ подписан ЭП, в КЭДО в печатной форме документа используется отметка.
Реквизит | Значение | Пример | Комментарий | |
Идентификатор документа | Идентификатор документа в КЭДО в виде GUID | 3b10b000-7f40-4252-8bd5-09b3f7f6fa28 | ||
Подписант | Имя, отчество и фамилия лица, которое подписало документ | Станислав Алексеевич Петраков | ||
Реквизиты ключа проверки ЭП | ||||
Серийный номер | Серийный номер сертификата | Сертификат № 01BB4FE10072ADC8A1463BF3E38611 | Указывается при отображении данных о ключе проверки КЭП или НЭП. | |
Период действия | Срок действия сертификата (с даты до даты) | Действует с 01.10.2021 по 22.12.2022 | Указывается при отображении данных о ключе проверки КЭП или НЭП. | |
ИД сотрудника | Идентификатор сотрудника, который подписал документ | ИД сотрудника в системе 020d4a62-4fce-4b60-996a-9e4031d8a067 | Указывается при отображении данных о ключе проверки ПЭП. | |
Информация о подписи | ||||
Тип | Одно из допустимых значений | Простая ЭП | Допустимые значения:
| |
Дата и время подписания | Дата в формате «ДД месяц ГГГГ», время в формате «ЧЧ:ММ:СС» | 18 августа 2021 18:18:45 | ||
Номер страницы | Текущий номер страницы из общего числа страниц документа | Страница 5 из 20 |
Пример отметки:
Какой информационной системой пользоваться
Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили.