Общие принципы КЭДО

Поправки по кадровому ЭДО (КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:

Какими документами можно обмениваться в электронном виде

Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа: 

  • трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности: к ним применяются положения статей 66 и 66.1 ТК РФ;
  • акты о несчастном случае на производстве по установленной форме
  • приказы об увольнении;
  • журналы инструктажей по охране труда.

Какие электронные подписи использовать

Электронные подписи обеспечивают юридическую значимость подписанных электронных документов (Федеральный закон 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны. 

Особые правила

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

Для работодателейДля сотрудников
  • Трудовые договоры
  • Договоры о материальной ответственности
  • Ученические договоры
  • Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
  • Внесение изменений в договоры
  • Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
  • Уведомление об изменении условий трудового договора
  • Согласие на перевод
  • Заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении
  • Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
  • Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания

Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:

  • УКЭП;
  • УНЭП выдана через электронное правительство; 
  • Стороны трудового договора подписали соглашение, в котором определили, как будут проверять УНЭП. 

Общий порядок 

Он применяется для всех остальных документов.

Компания может использовать для подписи документов: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, порядок проверки которой устанавливается соглашением;
  • УНЭП, выданную через электронное правительство.

У сотрудника больше вариантов: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, порядок проверки которой определяется соглашением;
  • УНЭП, выданную через электронное правительство;
  • ПЭП (простая электронная подпись), если в соглашении прописано, как по этой подписи определить, кто подписал документ, и какие есть требования к конфиденциальности. Простая ЭП в КЭДО представляет собой JSON файл.

    Реквизиты ПЭП

    Наименование

    Формат

    Пример

    Описание

    CreatedAt

    date

    2021-08-18T08:36:02.5829662Z

    Дата создания (подписания) простой ЭП

    Signer

    Сведения о подписанте (лице, которое создало простую ЭП)

    Author

    Author

    SystemId

    string

    00000000-0000-0000-0000-000000000000

    Технический идентификатор

    UserId

    string

    1cca7884-7376-4f9d-a992-de84b08b1474

    Идентификатор портального пользователя

    UserIp

    string

    174.128.96.24

    IP-адрес, с которого был отправлен запрос на подписание документа, в котором была вложена данная ЭП

    OrgId

    string

    b22c19c2-0218-4dd5-bec5-d098746f8368

    Идентификатор организации сотрудника

    EmployeeId

    string

    d18f1b20-e8f8-4285-9ad8-fdb9d0e0e9b1

    Идентификатор сотрудника

    Occupations

    Перечень занимаемых сотрудником должностей в департаментах

    Id

    string

    5ab62308-cb80-43f7-9de7-c17f24d3a6b1

    Идентификатор записи о должности сотрудника в департаменте

    DepartmentId

    string

    e8bd9b63-eade-4a63-9bd2-83e488b6d49d

    Идентификатор департамента, в котором состоит сотрудник

    LastName

    string

    Петраков

    Фамилия подписанта

    FirstName

    string

    Станислав

    Имя подписанта

    MiddleName

    string

    Алексеевич

    Отчество подписанта

    SignedContentHash

    string

    dfb6e23b1b500e31f452b48...

    Хэш-сумма подписанного простой ЭП документа

    HashAlgorithm

    enum

    Sha512

    Наименование хэш-функции, с помощью которой была вычислена хэш-сумма подписанного простой ЭП документа

Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.

Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.

Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов


Особый порядок — список документов вышеОбщий порядок — все остальные документы
РаботодательУКЭП
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
Сотрудник
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
  • УКЭП
  • УНЭП, выпущенная через электронное правительство
  • УНЭП + соглашение
  • ПЭП + соглашение

Как факт подписания ЭП отображается в КЭДО

Чтобы показать, что документ подписан ЭП, в КЭДО в печатной форме документа используется отметка.

Что указано в отметке

Реквизит

Значение

Пример

Комментарий

Идентификатор документа

Идентификатор документа в КЭДО в виде GUID

3b10b000-7f40-4252-8bd5-09b3f7f6fa28

Подписант

Имя, отчество  и фамилия лица, которое подписало документ

Станислав Алексеевич Петраков

Реквизиты ключа проверки ЭП

Серийный номер

Серийный номер сертификата

Сертификат № 01BB4FE10072ADC8A1463BF3E38611

Указывается при отображении данных о ключе проверки КЭП или НЭП.

Период действия

Срок действия сертификата (с даты до даты)

Действует с 01.10.2021 по 22.12.2022

Указывается при отображении данных о ключе проверки КЭП или НЭП.

ИД сотрудника

Идентификатор сотрудника, который подписал документ

ИД сотрудника в системе 020d4a62-4fce-4b60-996a-9e4031d8a067

Указывается при отображении данных о ключе проверки ПЭП.

Информация о подписи

Тип

Одно из допустимых значений

Простая ЭП

Допустимые значения:

  • Квалифицированная ЭП.
  • Неквалифицированная ЭП.
  • Простая ЭП.

Дата и время подписания

Дата в формате «ДД месяц ГГГГ», время в формате «ЧЧ:ММ:СС»

18 августа 2021 18:18:45

Номер страницы

Текущий номер страницы из общего числа страниц документа

Страница 5 из 20

Пример отметки:

Какой информационной системой пользоваться

Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили. 

Источник статьи