Объединение пространств в федерации

В Толке можно связывать пользователей из разных пространств с помощью федераций. Объединение пространств в федерации помогает упростить проведение встреч между разными организациями. Особенно это может быть актуально для крупных холдингов и групп компаний.

Пространство — это виртуальное место организации в Толке с уникальным адресом. В пространство могут входить только зарегистрированные в нем пользователи. Внутри пространств проводятся встречи и хранятся их артефакты.

Федерация — это связь между разными пространствами. Пользователи из одного пространства могут видеть пользователей из другого в своих контактах и приглашать на встречи. При этом встречи будут отображаться в календарях у пользователей обоих пространств. Встречи, на которых присутствуют пользователи из разных пространств, называются федеративными.

Особенности и ограничения

• Настраивать федеративные связи могут только пользователи с ролью «Администратор пространства».

• Для создания федерации двух пространств администратор одного пространства должен отправить запрос во второе пространство. После того как администратор второго пространства примет запрос, федеративная связь будет создана. Но есть особенности:

  • Отправлять и отвечать на запросы могут администраторы пространств с тарифами «Безлимит» и «Сервер». Но для тарифа «Сервер» есть исключение — возможности недоступны, если используется локальная лицензия (беспинговый On-Premise).

  • Администраторы пространств на тарифах «Профи», «Бизнес» и «Бизнес Плюс» могут только отвечать на запросы, но не могут отправлять их со своей стороны.

• Федерации недоступны на бесплатном тарифе «Старт».

• Одна федерация связывает только два пространства. Если нужно связать больше пространств, понадобится создать несколько федераций.
  Пример

  В холдинге существует три юрлица: ООО «Клумба», ООО «Лютик» и ООО «Ромашка». Для объединения всех пространств нужно создать следующие связи:
  ООО «Клумба» и ООО «Лютик»,
  ООО «Клумба» и ООО «Ромашка»,
  ООО «Лютик» и ООО «Ромашка».

• Пользователи другого пространства, приглашенные на встречу, во время встречи обладают правами внешних участников.
• Артефакты федеративных встреч хранятся в том пространстве, в котором проводилась встреча.
• Пользователи из другого пространства не отображаются в разделе для администратора: «Управление» (значок ) → «Пользователи».
• Федеративные встречи с использованием Толк-киосков пока недоступны.
• В Толк.Чатах пользователи из другого пространства пока не отображаются.

Настройка федерации

Чтобы объединить два пространства в федерацию, администратор одного пространства должен отправить запрос во второе пространство. После того как администратор второго пространства примет запрос, федеративная связь будет создана.

• Как отправить запрос
• Как ответить на запрос
• Как разорвать существующую связь

Как отправить запрос

Отправить запрос можно только из пространства, в котором подключен тариф «Безлимит» или «Сервер» (исключение — локальная лицензция On-Premise). Для этого:

1. Перейдите в раздел «Управление» (значок ) → «Пространство» → «Федеративные связи».

   

2. Справа наверху нажмите «Новая связь».

   

3. В открывшемся окне заполните данные:
   • Адрес пространства, с которым хотите создать связь. Его можно уточнить у администратора этого пространства. Как администратору узнать адрес, см. в статье Частые вопросы.
   • Название вашей организации, которое будет отображаться у пользователей другого пространства.
   • Дополнительные данные пользователей вашего пространства, которые будут видны пользователям другого.
     
     Обратите внимание: отправляя запрос вы даете согласие на передачу персональных данных всех пользователей вашего пространства пользователям другого пространства. Нельзя выбрать отдельных пользователей, по которым передавать или не передавать данные.
     
     По умолчанию будут передаваться ФИО и почта, они обязательные. Телефон, департамент и должность — необязательные, при необходимости их можно не выбирать.

     

4. После заполнения данных нажмите «Отправить».
5. Запрос отправлен. Администратору второго пространства на почту придет письмо с запросом. Федеративная связь отобразится в списке со статусом «Ждет подтверждения».
   Статус изменится после ответа от администратора второго пространства. Ответ на запрос поступит на вашу почту, если вы являетесь администратором своего пространства.
6. Пока администратор второго пространства не ответил на запрос, вы можете его отозвать. Для этого нажмите на значок   → «Отозвать запрос».

   

Как ответить на запрос

Когда администратор другого пространства отправит запрос на создание федеративной связи с вашим пространством, на почту всех администраторов вашего пространства поступит письмо.

Чтобы ответить на запрос:

1. Перейдите по ссылке из письма. Либо в Толке откройте раздел «Управление» (значок ) → «Пространство» → «Федеративные связи».

   

2. Новый запрос отображается со значком  и статусом «Входящий запрос». В колонке «Данные пользователей» справа перечислены данные другого пространства, которые будут видны пользователям вашего пространства.

   

3. Нажмите на значок   рядом с запросом и выберите «Открыть запрос».
4. В открывшемся окне проверьте данные организации, которая отправила запрос:

   

   • Если вам знакома эта организация и вы хотите принять запрос, заполните данные вашей организации: название и дополнительные данные пользователей (если необходимо их передавать).
     Эти данные будут видны пользователям другой организации, отправившей вам запрос. По умолчанию им будут видны ФИО и почты ваших сотрудников, это обязательные параметры.
     
     После заполнения данных нажмите «Принять». При необходимости позже созданную связь можно разорвать.
   • Если хотите отклонить запрос, просто нажмите «Отклонить». При необходимости запрос можно будет отправить заново.
5. Подтвердите действие в открывшемся окне.
6. Ваш ответ придет на почту администратору пространства, от которого пришел запрос. Статус федеративной связи в списке изменится на «Активная связь» или «Отклонена доменом <ваш_домен> », в зависимости от вашего ответа.

Как разорвать существующую связь

Разорвать существующую связь может администратор любого пространства — и инициирующего создание связи, и принявшего запрос. Возможность доступна, если связь находится в статусах «Активная связь» и «Приостановлена».

Чтобы разорвать связь:

1. Перейдите в раздел «Управление» (значок  ) → «Пространство» → «Федеративные связи».

   

2. Нажмите на значок   рядом со связью и выберите «Разорвать связь».

   

3. Подтвердите действие в открывшемся окне.
4. Связь разорвана. Ее статус в списке изменится на «Разорвана доменом <ваш_домен> ». Администратору пространства, с которым была разорвана связь, придет письмо на почту. Пользователи ваших пространств больше не будут видеть друг друга в контактах.

Просмотр списка федеративных связей

Все связи отображаются в разделе «Управление» (значок  ) → «Пространство» → «Федеративные связи».

В колонке «Статус, адрес» отображается статус связи и адрес пространства, с которым образуется связь.
Чтобы изменить или удалить связь, нажмите на значок   рядом с ней и выберите нужное действие в открывшемся меню (например, «Разорвать связь»).

В колонке «Обновлено» указана последняя дата изменения статуса.

В колонке «Организация» — название организации, с которой образуется связь.

В колонке «Данные пользователей» указано, какими данными пространства обмениваются между собой:

• значок  означает, что только ваше пространство передает указанные данные другому пространству;
• значок   означает, что указанные данные передаются только из другого пространства, а ваше пространство эти данные не передает; 
• значок   означает, что пространства обмениваются указанными данными в обе стороны.

Встречи с пользователями из другого пространства

После настройки федеративной связи между двумя пространствами пользователи обоих пространств могут приглашать друг друга на встречи.

В списке контактов пользователь из другого пространства отображается со значком  вместо аватара, а также помимо стандартной информации у него указано название организации, к которой он относится.

Пригласить на встречу пользователя из другого пространства можно несколькими способами:

• При создании встречи. Создайте встречу как обычно (подробнее см. Создание видеовстречи в Толке). На шаге выбора участников просто укажите ФИО или почту участника из другого пространства.
• Позвонив пользователю другого пространства из раздела «Контакты» или со страницы встречи. Для совершения звонка действуйте как обычно (подробнее см. Как позвонить другому пользователю из Толка). На шаге выбора пользователя укажите ФИО или почту пользователя из другого пространства.

Назначенная встреча отобразится у пользователя другого пространства в календаре. При переходе по ссылке на встречу пользователь попадет в комнату того пространства, внутри которого она была создана.

Пользователи, приглашенные из другого пространства, будут участвовать во встрече как внешние участники. Поэтому важно открыть встречу для внешних участников, чтобы они могли на нее попасть. Для этого воспользуйтесь одним из способов:

• Если вы находитесь на странице встречи, справа наверху нажмите на значок  и включите параметр «Внешние участники».

  

• Если вы на этапе создания новой встречи, включите параметр «Внешние участники» в окне создания.

  

Срок действия настройки «Внешние участники» указывается Толком автоматически. При необходимости его можно изменить.

Какими правами обладают внешние участники, см. в статье Возможности участников встречи.

После окончания встречи артефакты будут доступны только пользователям пространства, внутри которого проводилась встреча. С пользователями другого пространства можно поделиться только записью встречи, сделав ее публичной и отправив ссылку (подробнее см. Как просмотреть или скачать запись встречи).