Как пригласить сразу несколько контрагентов
Как пригласить
Чтобы отправить сразу несколько приглашений, нужно загрузить в Диадок заранее подготовленный список контрагентов, которых нужно пригласить. Диадок проверит подключение контрагентов из списка к сервису, отправит им приглашения и уведомит о переходе на ЭДО.
Список контрагентов нужно подготовить в виде файла в формате XLS, XLSX или CSV. В списке должны быть обязательно указаны ИНН контрагентов, а также email для тех контрагентов, которым нужно отправить уведомление на электронную почту. Например, список может выглядеть так:
Список можно составить вручную, а можно выгрузить из 1С. Подробнее см. Выгрузка списка контрагентов из 1С.
Если к приглашению планируется приложить файл документ, то в Диадок нужно войти «По сертификату». Если приглашение отправляется без вложения, то войти в Диадок можно любым способом: «По логину и паролю» или «По сертификату».
Чтобы пригласить контрагентов по подготовленному списку:
- Перейдите в раздел «Контрагенты» → «Пригласить новых» и нажмите на кнопку «Массовый поиск и приглашение».
- В открывшемся справа окне нажмите «Выбрать файл».
- В открывшемся окне выберите подготовленный файл со списком контрагентов и нажмите «Открыть».
- Отобразится список контрагентов, которые могут быть разбиты на три группы:
- «Работают в Диадоке». Организации, которые уже обмениваются электронными документами либо приглашениями в Диадоке.
- «Еще не обменивались документами в Диадоке». Организации имеют доступ в Диадок, но еще не обменивались электронными документами либо приглашениями.
- «Не подключены к Диадоку». Организации, не найденные в списках ЕГРЮЛ/ЕГРИП либо не подключенные к Диадоку.
- Чтобы отправить приглашения всем организациям одной группы, нажмите на ссылку «Отправить всей группе».
Чтобы отправить приглашения всем организациям из всех групп, нажмите «Пригласить все».
- В открывшемся окне:
- Укажите, что вы планируете: получать или отправлять документы, или же и то и другое.
- Укажите, кто из сотрудников будет работать с документами и его контакты. Контрагенты увидят эту информацию, когда получат ваше приглашение. Так они смогут быстрее связаться с вами в случае возникновения вопросов.
- При необходимости добавьте комментарий и приложите дополнительное соглашение о переходе на ЭДО с контрагентом с помощью кнопки «Прикрепить документ».
При необходимости можно запросить ответную подпись контрагента под документом. Это доступно только при отправке приглашения абоненту Диадока, в роуминге такая возможность недоступна.
- Нажмите «Отправить приглашение» или «Подписать и отправить». Контрагенты появятся в списке на странице «Ожидаю ответ».
Контрагенты увидят приглашение прямо в Диадоке или в сервисе своего оператора ЭДО, а также получат приглашения на электронную почту, если в списке был указан адрес. - После того как контрагент примет приглашение, она появится в разделе «Контрагенты» → «Мои контрагенты». Теперь с ним можно обмениваться документами (подробнее см. в статье Как создать и отправить документ).
Организациям из списка, которым не были отправлены приглашения, придут уведомления о том, что их искали.
Куда придут приглашения и уведомления
Приглашения и уведомления могут быть отправлены непосредственно в Диадок и/или на электронную почту контрагента. Это зависит от ситуации:
- Если приглашение не отправлялось ранее или было отозвано — приглашение будет отправлено и в Диадок, и на эл. почту, если в файле со списком контрагентов указан адрес.
- Если приглашение было ранее уже отправлено и оно пришло непосредственно в Диадок — приглашение будет отправлено только на эл. почту (, если в файле со списком контрагентов указан адрес), в Диадок оно повторно отправлено не будет.
- Если приглашение было ранее уже отправлено и оно пришло и в Диадок, и на эл. почту — приглашение не будет отправлено ни в Диадок, ни на эл. почту.
Уведомление о приглашении на эл. почту контрагента поступает с адреса diadoc-invites@kontur.ru и содержит краткую информацию о поступившем приглашении контрагента и ссылку для входа в Диадок.
Особенности отправки приглашения в ящики Тензора
В ящике Тензора приглашения принимаются автоматически. Поэтому есть некоторый риск, что вы получите уведомление о принятом приглашении, но при этом ящиком могут не пользоваться.
Чтобы уменьшить этот риск, Диадок проверяет активность ящика контрагента. Ящик считается неактивным, если за последние 90 дней в нем не было ни одного исходящего документа или не было ни одного подписания входящего документа.
Если ящик Тензора неактивен, но есть активные ящики других операторов, то приглашение отправится в ящики других операторов.
Если нужно отправить приглашение именно в ящик Тензора (независимо от того, активный он или нет), воспользуйтесь инструкцией Приглашение одного контрагента.
