Как загрузить и отправить документы

Загрузка и отправка документов доступны только пользователям, у кого в настройках подключено право «Создавать и редактировать документы и черновики». Подключить право может только пользователь с правами администратора. Подробнее см. Настройка прав сотрудника.

В данной инструкции описана работа с документами любых форматов кроме XML. Об особенностях работы с документами в формате XML см. в статье Загрузка и отправка накладной и акта в XML.

Чтобы отправить контрагенту первичные документы, сформированные в другой программе:

1. В разделе «Документы» нажмите «+ Новый документ».

   

2. На открывшейся странице перетащите файл прямо на нее либо нажмите «Выбрать файл» и выберите файл или несколько файлов, которые нужно отправить.

   

3. Откроется страница с загруженным документом.

   

4. Если ошибочно загружен не тот документ, удалите его, нажав на значок .
5. В поле «Тип документа» выберите значение из раскрывающегося списка.

   

6. В зависимости от выбранного типа документа появятся разные поля для заполнения данных.
   Как заполнять поля для накладной и акта

   1. «№ документа» и «От». Укажите номер и дату документа.
   2. «Валюта». Вручную укажите валюту.
   3. «Сумма с НДС». Введите сумму с учетом НДС.
      Если НДС выделять не нужно, введите сумму без НДС и установите галочку «Без НДС».
   4. «НДС». Введите сумму налога на добавленную стоимость товаров/выполненных работ/оказанных услуг. Определяется исходя из применяемых налоговых ставок. 
      Если установлена галочка «Без НДС», то поле с НДС недоступно для заполнения.
   5. «Основание». Укажите документ, на основании которого был сформирован акт или накладная.
   6. Если нужно добавить комментарий, нажмите на ссылку «Добавить».
   7. Галочка «Запросить подпись контрагента». Есть только при отправке акта. Установите, если нужно, чтобы получатель тоже подписал документ. Если отправляется накладная, галочки нет, так как подпись запрашивается автоматически.
   Как заполнять поля для ценового листа

   1. «Номер» и «дата». Укажите номер и дату документа.
   2. «Вступает в силу». Укажите дату, с которой вступает в силу ценовой лист.
   3. «К договору №» и «от». Укажите номер и дату договора, относящегося к ценовому листу.
   4. Если нужно добавить комментарий, нажмите на ссылку «Добавить».

7. Чтобы и добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще».

   

   При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

8. На любом этапе создания пакета документов его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Пакет сохранится в папке «Черновики» (подробнее см. в статье Черновики).
9. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

   Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». Также можно выбрать сертификат, который будет использоваться по умолчанию (подробнее в инструкции).

   Для отправки созданных (добавленных) документов на согласование или подписание другому сотруднику, нажмите на кнопку «Согласование» и выберите соответствующее.

10. Пакет будет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».