Отправка первичных документов

Чтобы отправить контрагенту первичные документы (акты, накладные, ценовые листы) в любом формате, кроме XML, выполните следующие действия:

Об особенностях работы с накладными (актами) в формате XML см. в статье Загрузка и отправка накладной (акта).

  1. Сформируйте документ (акт или накладную) в другой программе и загрузите в Диадок с помощью кнопки «Новый документ» → «Загрузите с компьютера» на странице отправки документов (см. статью Как создать и отправить).

    Документ может быть в любом формате (например, DOC, PDF и др.).

    После загрузки в окне отобразится название файла и его размер. При необходимости возможно скачать документ, нажав на его название. Если нужно удалить загруженный документ, нажмите.
  2. В поле «Тип документа» нажмите на значок и выберите из списка тип отправляемого документа: 
    • «Неформализованный» (например, договор),
    • «Акт»,
    • «Акт сверки»,
    • «Детализация»,
    • «Договор»,
    • «Доп. соглашение к договору»,
    • «Накладная»,
    • «Протокол согласования цен»,
    • «Реестр сертификатов»,
    • «Счет»,
    • «Ценовой лист» или др.

  3. Если нужно отправить накладную (акт), заполните следующие поля:
    а. «Номер» и «дата». Укажите номер и дату документа.б. «Запросить подпись контрагента». Установите флажок, если нужно, чтобы получатель тоже подписал документ. Если отправляется накладная, поле не отображается, так как подпись запрашивается автоматически.в. «Сумма с НДС». Введите сумму с учетом НДС. Если НДС выделять не нужно, введите сумму без НДС и установите флажок в поле «без НДС».г. «НДС». Введите сумму налога на добавленную стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг). Определяется исходя из применяемых налоговых ставок (0%, 10%, 20%, 10/110%, 20/120%). Если НДС выделять не нужно, установите флажок в поле «без НДС».д. «Основание». Укажите документ, на основании которого был сформирован акт или накладная.е. При необходимости введите комментарий.

    Об отправке неформализованных документов см. статью Как создать и отправить.

  4. Если нужно отправить ценовой лист, заполните следующие поля:
    а. «Номер» и «дата». Укажите номер и дату документа.
    б. «Вступает в силу». Укажите дату, с которой вступает в силу ценовой лист.
    в. «К договору №» и «от». Укажите номер и дату договора, относящегося к ценовому листу.
    г. При необходимости введите комментарий.

    Об отправке неформализованных документов см. статью Как создать и отправить.

  5. При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще».

    При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

  6. На любом этапе создания пакета документов его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Пакет сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).
  7. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

    Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». 

    Сменить  сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

    Для отправки созданных (добавленных) документов на согласование или подписание другому сотруднику, нажмите на кнопку «Согласование» и выберите соответствующее.

    Пакет будет подписан ЭП отправителя, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

База знаний