Получение и хранение документов
Где находятся полученные документы
Полученные документы помещаются в две папки:
- «Требуют обработки»: документы, отправленные для согласования или подписания,
- «Входящие»: все остальные документы.
Непросмотренные документы выделены полужирным шрифтом, рядом с названием раздела отображается их количество.
Чтобы открыть документ, нажмите на его название.
Документы со статусом «Требуется подпись» необходимо подписать, отклонить или передать коллеге на согласование (подробнее см. в статьях Подписание документов, Отказ в подписи или Согласование входящих документов (видео).
Особенности получения счетов-фактур
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактур получатель обязан подписать извещение о получении. Подробнее о документообороте счетов-фактур см. в статье Обмен счетами-фактурами.
Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При работе в сервисе с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При этом:
- Если в Диадоке выбран сертификат, используемый по умолчанию, то подписание извещения происходит без участия пользователя. Как установить сертификат по умолчанию см. в статье Персональные настройки.
- Если сертификат по умолчанию не выбран, то при подписании каждого извещения потребуется вводить пин-код, т. к. при каждом подписании Диадок обращается к закрытому ключу сертификата. Если извещений несколько, то пин-код потребуется вводить несколько раз.
Начиная с 1 октября 2025 г. вместо извещения о получении в документообороте будет использоваться универсальное сообщение, которое не требует подписания. Подробнее см. в статье Универсальное сообщение.
В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.
Уведомления о новых документах
Есть несколько способов узнавать о новых входящих документах, не заходя в Диадок:
- Получать уведомления на электронную почту. Для настройки выберите пункт меню «Настройки» → «Персональные настройки» → блок «Уведомления на почту» → «Документы» и отметьте нужные уведомления.
- Получать уведомления в сервисе электронной отчетности Контур.Экстерн. Если вы работаете в Экстерне, то уведомления о новых документах будут появляться на главной странице на вкладке «Новое» → «Первичка». Если нажать на название документа, он откроется в новом окне.
Хранение документов
Поскольку электронные документы — это юридически значимые оригиналы, хранить их можно непосредственно в электронном виде, не распечатывая.
В Диадоке все переданные электронные документы автоматически сохраняются на наших серверах, где они надежно защищены. Кроме того, копии каждого документа сохраняются на разных независимых друг от друга серверах — это гарантия того, что они не будут утеряны.
В Диадоке нет ограничений по объему хранения, вам не придется что-то удалять.
Документы хранятся в течение всего срока действия договора и не менее 5 лет после прекращения его действия при условии, что от их владельцев не поступило заявлений на уничтожение документов. Найти, просмотреть и скачать нужный файл получится даже после завершения оплаченного периода. Даже если вы больше не пользуетесь Диадоком, у вас останется доступ к документам в ящике вашей организации по логину-паролю (подробнее см. Как работать без сертификата).
