Документ уже существует

Возможные причины: Данные в уведомлении, отправленном организацией, расходятся с данными, уже имеющимися в базе данных УВМ МВД. Расхождение может быть как в сведениях о самом госте, так и в сведениях о его законном представителе или ответственном лице организации.

Пример протокола (реальные данные изменены):

В протоколе в строке «Уведомление» указано ФИО гостя, уведомление на которого было отправлено.

В поле «Текст ошибки» — ФИО человека и реквизиты документа, которые не прошли проверку на стороне МВД.

ФИО, указанные в тексте ошибки, могут не совпадать с ФИО гостя, которого пытались поставить на учет. Например, уведомление отправлено на ребенка, а протокол может поступить на его родителя. Тогда в тексте ошибки будут написаны данные родителя в том виде, в каком они содержатся в УВМ МВД.

Для исправления протокола посмотрите, кто указан в поле «Текст ошибки»:

Законный представитель
Гость
Ответственное лицо
Ответственный человек

Законный представитель

Пример протокола (реальные данные изменены):

Если протокол пришел на законного представителя, а само уведомление отправлялось на ребенка, проверьте, был ли поставлен законный представитель на учет.

Если законный представитель был поставлен на учет:
1. Исправьте данные о законном представителя в соответствии с уведомлением, уже принятым МВД.
2. Повторите отправку уведомления.
Если законный представитель не был поставлен на учет, на него тоже поступил протокол ошибок «Документ уже существует»:
1. Исправьте уведомление на законного представителя в соответствии с протоколом ошибок.
2. Исправьте уведомление на ребенка.
3. Повторите отправку уведомлений.
Если законный представитель не был поставлен на учет, на него поступил любой другой протокол ошибок:
1. Исправьте данные о законном представителе в уведомлении на ребенка так, как написано в протоколе ошибок «Документ уже существует».
  Обратите внимание, как написано ФИО: на латинице и кириллице, наличие и отсутствие отчества, серии и номера паспорта. После этого отправьте уведомление еще раз.
  Не забудьте исправить уведомление на самого законного представителя в соответствии с его протоколом ошибок.
2. Если ребёнка сопровождают оба родителя, попробуйте указать другого законного представителя. После этого отправьте уведомление ещё раз.
3. Если изменить данные о законном представителе невозможно и срок постановки ребенка на учет не истек или ребенок младше 14 лет — предоставьте данные в УВМ МВД на бумаге.
  Если срок постановки ребенка на учет истек и ребенок старше 14 лет — в уведомлении на ребенка уберите сведения о законном представителе, но обязательно прикрепите скан-копии документов родителя. После этого отправьте уведомление еще раз.

Гость

Пример протокола (реальные данные изменены):

Проверьте, ставили ли вы ранее данного гостя на учет с теми же документами. Для этого перейдите на вкладку «Отправленные уведомления» и введите в поисковую строку ФИО гостя из текста протокола ошибок.

Если гость ранее был в вашей гостинице и вам удалось поставить его на учет с этим же пакетом документов, исправьте уведомление в соответствии с прошлым и повторите отправку.

Если гость продлевал пребывание и первое уведомление о постановке на учет было успешно принято, а на последующие с отправки с теми же данными поступил протокол ошибок, то проверьте, нет ли пересечения дат у этих уведомлений. Если пересечения есть, исправьте даты так, чтобы они не пересекались, и повторите отправку.

Если гость ранее не был в вашей гостинице или приезжал с другими документами, посмотрите, какой документ указан в тексте протокола ошибок и действуйте по соответствующей инструкции ниже.

Иностранный паспорт или Национальный заграничный паспорт

Сравните ФИО на латинице и на кириллице в протоколе и уведомлении:
- Если есть расхождения, заполните уведомление на кириллице и латинице согласно протоколу ошибок и отправьте еще раз.
- Обратите внимание на отчество. Если в протоколе гость указан с отчеством, а в уведомлении его нет, добавьте его в уведомление. Если отчество в протокол не записано, а в уведомлении оно есть, удалите это поле в уведомлении и перейдите к проверке п. 2.
- Если расхождений нет, перейдите к п. 2.
Гражданство. Проверьте, что поле «Гражданство» в уведомлении заполнено по документу, удостоверяющему личность. Если это не так, исправьте и проверьте следующее поле.
Дата рождения:
- Если есть расхождение: 1) Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол». 2) Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML». 3) Подготовьте скан-копии документов гостя. 4) Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом. Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».
- Если расхождений нет, перейдите к п. 3.
Серия и номер паспорта. Как правило, у иностранных граждан нет серии в паспорте, только номер.
- Объедините серию и номер в поле «Номер».
  
  Исключением являются граждане Донецкой Народной Республики и Луганской Народной Республики. У них серия и номер паспорта указываются раздельно.
- Проверьте, чтобы буквы были написаны на английском языке. Для проверки можно воспользоваться одним из сайтов для проверки кириллицы в латинице.
- Если в серии и номере паспорта ошибок нет, перейдите к п. 4.
Место рождения:
- Если гость родился в любой бывшей стране СССР до его распада, то место рождения укажите СССР. Во всех остальных случаях — как в паспорте.
  Список союзных республик СССР в алфавитном порядке: Азербайджанская ССР, Армянская ССР, Белорусская ССР, Грузинская ССР, Казахская ССР, Киргизская ССР, Латвийская ССР, Литовская ССР, Молдавская ССР, РСФСР, Таджикская ССР, Туркменская ССР, Узбекская ССР, Украинская ССР, Эстонская ССР.
- Если в документе, удостоверяющем личность, не указано место рождения: 1) Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол». 2) Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML». 3) Подготовьте скан-копии документов гостя. 4) Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом. Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».
Если расхождения так и не нашли: 1) Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол». 2) Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML». 3) Подготовьте скан-копии документов гостя. 4) Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом. Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».

Удостоверение личности гражданина Республики Казахстан

Сравните ФИО на латинице и на кириллице в протоколе и уведомлении:

Если гость родился в любой бывшей стране СССР до его распада, то место рождения укажите СССР.
Список союзных республик СССР в алфавитном порядке: Азербайджанская ССР, Армянская ССР, Белорусская ССР, Грузинская ССР, Казахская ССР, Киргизская ССР, Латвийская ССР, Литовская ССР, Молдавская ССР, РСФСР, Таджикская ССР, Туркменская ССР, Узбекская ССР, Украинская ССР, Эстонская ССР.
Если есть расхождения в ФИО, заполните уведомление согласно протоколу ошибок и отправьте его еще раз. Как только гость встанет на учет, обратитесь в УВМ МВД, чтобы внести изменения в базу данных.
Если расхождений нет: 1) Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол». 2) Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML». 3) Подготовьте скан-копии документов гостя. 4) Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом. Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».

Паспорт гражданина РФ и свидетельство о рождении гражданина РФ

Сверьте ФИО гостя в протоколе и уведомлении:
- Если есть расхождения, заполните ФИО согласно протоколу ошибок и отправьте уведомление еще раз.
- Если расхождений нет, переходите к п. 2.
Сверьте дату рождения и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, в протоколе и уведомлении:
- Если есть расхождения, то распечатайте и предоставьте уведомление в УВМ МВД на бумаге.
- Если расхождений нет, переходите к п. 3.
Сверьте место рождения в уведомлении и документе, удостоверяющем личность.
Если гость родился в любой бывшей стране СССР до его распада, то место рождения укажите СССР.
Список союзных республик СССР в алфавитном порядке: Азербайджанская ССР, Армянская ССР, Белорусская ССР, Грузинская ССР, Казахская ССР, Киргизская ССР, Латвийская ССР, Литовская ССР, Молдавская ССР, РСФСР, Таджикская ССР, Туркменская ССР, Узбекская ССР, Украинская ССР, Эстонская ССР.
Повторите отправку уведомления.
Если расхождения так и не нашли:
1. Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол».
2. Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML».
3. Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом. Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».

Ответственное лицо

Откройте на отдельной странице раздел «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты организации» и в блоке «Сведения для миграционного учета» напротив ответственного лица из протокола нажмите «Редактировать».
Сравните указанные данные с документами ответственного лица. Уточните, где именно указаны верные сведения:
- Если в тексте протокола ошибок, исправьте данные в реквизитах и настройках в соответствии с ним и повторите отправку уведомления.Если в реквизитах, то потребуется обратиться в МВД для внесения правок в базу данных по этому ответственному лицу. До внесения изменений необходимо отправлять уведомления с указанием другого ответственного лица, иначе на уведомления продолжит поступать протокол ошибок.
  
  Чтобы добавить новое ответственное лицо, в блоке «Сведения для миграционного учета нажмите «Добавить ответственное лицо».

Ответственный человек

Скачайте протокол ошибок с помощью кнопки «Скачать протокол».
Скачайте уведомление по гостю с помощью кнопки «Экспорт в XML».
Подготовьте скан-копии документов гостя.
Обратитесь в техподдержку удобным для вас способом.
Как обратиться в техподдержку, скачать протокол ошибок и файл уведомления, читайте в инструкции «Протокол ошибок».