Ознакомление с документом

Ознакомление возможно только по документу с положительно завершенным документооборотом. Если документ был отклонен, запустить ознакомление не получится.

Добавление ознакомления

  1. Откройте кадровый документ с положительно завершенным документооборотом. Нажмите на ссылку «Запустить ознакомление».
  2. В окне «Новое ознакомление» укажите:​
    • Тип акта об ознакомлении. Выбрать можно как формализованный тип документа, так и неформализованный. Для кадровых документов выбирайте формализованный тип.
    • Участников. Выбранным сотрудникам придет на подписание акт об ознакомлении. В качестве участников можно выбрать подразделение, сотрудников или должность как в обычных маршрутах. Сотрудников можно выбрать по одному из списка либо загрузить сразу несколько сотрудников по ссылке «Загрузить список участников».
    • Тип подписи. Выбранным типом подписи должны будут воспользоваться все участники при ознакомлении.
    • Срок выполнения. Срок указывается при необходимости, поэтому поле можно оставить пустым. При указании даты всем участникам будут приходит уведомления с напоминанием о том, что нужно обработать акт об ознакомлении.
  3. Нажмите «Создать».
  4. Подождите, пока система автоматически сгенерирует акты об ознакомлении и отправит их всем получателям. Во время генерации актов в разделе «Процессы» будет указан статус «Создание актов об ознакомлении».
    Обычно это занимает пару минут, но может потребоваться и больше времени, если вы создаете процессы для большого числа сотрудников. Во время формирования актов страницу можно закрыть и вернуться к ней позже. Если акты не появятся в листе ознакомления спустя 12 часов, создайте их заново.

После готовности актов об ознакомлении на странице основного документа в блоке «Процессы» появится ссылка «Ознакомление» со статусом «В работе».

Чтобы посмотреть список всех процессов ознакомления, нажмите на ссылку «Ознакомление». Откроется таблица со списком из актов об ознакомлении, ФИО получателей, статусов обработки и дат обработки документа. По списку можно отслеживать прогресс обработки актов сотрудниками.

  • По кнопке «+ Добавить участников» при необходимости можно добавить дополнительных участников в процесс ознакомления.
  • По кнопке «Скачать» можно скачать отчет по процессам ознакомления в формате.scv. Можно скачать весь список процессов или только список незавершенных процессов.

В файле отчета будет указано название документа, получатель, статус обработки документа, дата ознакомления и уникальный идентификатор сотрудника.

Действия участников ознакомления

Каждый сотрудник, перечисленный в листе ознакомления, получит на подписание входящий документ — акт об ознакомлении. Согласно требованиям Минтруда, ознакомление с кадровыми документами должно быть проведено в виде отдельного документооборота по каждому сотруднику. Поэтому каждый акт об ознакомлении будет сформирован индивидуально для каждого участника. 

Все участники получат уведомление о необходимости подписать акт об ознакомлении. Уведомление будет отправлено по каналу для уведомлений, выбранному в карточке сотрудника.

Акт появится в разделе «Документы»

Для ознакомления зайдите в акт, нажав на документ. На странице документа справа в превью документа отобразится содержание:

  • Реквизиты организации в шапке документа.
  • ФИО сотрудника, подписывающего акт, и наименование основного документа.
  • Отпечаток файла, он соответствует отпечатку основного документа. Этот реквизит в спорных ситуациях может помочь достоверно установить принадлежность акта к основному документу.
  • В левом нижнем углу акта дата, это дата фактического подписания.

    В превью документа сначала будет указана дата создания акта, после подписания она автоматически обновится на дату подписания.


Акт об ознакомлении формируется автоматически по одинаковому шаблону и изменить его нельзя.

Чтобы увидеть содержимое основного документа, нажмите на наименование документа в блоке «Процессы». Документ откроется в новой вкладке. 

Чтобы подписать акт об ознакомлении, нажмите «Подписать».

Видимость документов в рамках ознакомления

Основной документ:

  • Сотрудники, участвующие в маршруте согласования по основному документу, будут видеть этот документ на вкладке «Документы».
  • Сотрудники, которые должны подписать акты об ознакомлении, смогут открыть основной документ со страницы подписания акта, нажав на название документа в блоке «Процессы».

Акт об ознакомлении:

  • Сотрудник, запустивший процесс ознакомления, а также сотрудники, участвующие в процессе ознакомления, смогут видеть все акты об ознакомлении. Для этого нужно в основном документе в блоке «Процессы» нажать на ссылку «Ознакомление», откроется список процессов ознакомления. Из списка можно выбрать акт по нужному сотруднику.

Сотрудник с правами просмотра всех документов организации имеет доступ к просмотру всех актов об ознакомлении.

Выгрузка подписанных актов

Можно скачать все подписанные акты по документу, чтобы сохранить их. Для этого:

  1. Откройте основной документ, по которому был запущен процесс ознакомления, и в блоке «Процессы» нажмите на ссылку «Ознакомление».
  2. В открывшемся окне нажмите «Скачать» → «Все подписанные акты об ознакомлении».
  3. Система начнет скачивать данные. В правом нижнем углу появится строка с прогрессом скачивания архива.
    Нажмите на кнопку, чтобы развернуть детализацию.
    Если скачивается параллельно несколько архивов по разным документам, в списке отобразится информация о всех загрузках.

Создается архив с папками по каждому сотруднику. Каждая отдельная папка — это отдельное ознакомление сотрудника. В папке с актом находятся:

  • протокол движения документа,
  • печатная форма акта об ознакомлении с синим штампом,
  • акт об ознакомлении без печати,
  • электронное описание документа в формате.xml,
  • открепленный файл подписи сотрудника.

kedo

Кадровый ЭДО от Контура

Подписывайте кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге