Ознакомление с документом

Ознакомление возможно только по документу с положительно завершенным документооборотом. Если документ был отклонен, запустить ознакомление не получится.

Добавление ознакомления

1. Откройте кадровый документ с положительно завершенным документооборотом. Нажмите на ссылку «Запустить ознакомление».
   
   
2. В окне «Новое ознакомление» укажите:​
   • Тип акта об ознакомлении. Выбрать можно как формализованный тип документа, так и неформализованный. Для кадровых документов выбирайте формализованный тип.
     
     
   • Участников. Выбранным сотрудникам придет на подписание акт об ознакомлении. В качестве участников можно выбрать подразделение, сотрудников или должность как в обычных маршрутах. Сотрудников можно выбрать по одному из списка либо загрузить сразу несколько сотрудников по ссылке «Загрузить список участников».
     
     
   • Тип подписи. Выбранным типом подписи должны будут воспользоваться все участники при ознакомлении.
     
   • Срок выполнения. Срок указывается при необходимости, поэтому поле можно оставить пустым. При указании даты всем участникам будут приходит уведомления с напоминанием о том, что нужно обработать акт об ознакомлении.
     
     
3. Нажмите «Создать».
4. Подождите, пока система автоматически сгенерирует акты об ознакомлении и отправит их всем получателям. Во время генерации актов в разделе «Процессы» будет указан статус «Создание актов об ознакомлении».
   Обычно это занимает пару минут, но может потребоваться и больше времени, если вы создаете процессы для большого числа сотрудников. Во время формирования актов страницу можно закрыть и вернуться к ней позже. Если акты не появятся в листе ознакомления спустя 12 часов, создайте их заново.
   
   

После готовности актов об ознакомлении на странице основного документа в блоке «Процессы» появится ссылка «Ознакомление» со статусом «В работе».
​

Чтобы посмотреть список всех процессов ознакомления, нажмите на ссылку «Ознакомление». Откроется таблица со списком из актов об ознакомлении, ФИО получателей, статусов обработки и дат обработки документа. По списку можно отслеживать прогресс обработки актов сотрудниками.

• По кнопке «+ Добавить участников» при необходимости можно добавить дополнительных участников в процесс ознакомления.
  
  
• По кнопке «Скачать» можно скачать отчет по процессам ознакомления в формате.scv. Можно скачать весь список процессов или только список незавершенных процессов.

В файле отчета будет указано название документа, получатель, статус обработки документа, дата ознакомления и уникальный идентификатор сотрудника.

Действия участников ознакомления

Каждый сотрудник, перечисленный в листе ознакомления, получит на подписание входящий документ — акт об ознакомлении. Согласно требованиям Минтруда, ознакомление с кадровыми документами должно быть проведено в виде отдельного документооборота по каждому сотруднику. Поэтому каждый акт об ознакомлении будет сформирован индивидуально для каждого участника. 

Все участники получат уведомление о необходимости подписать акт об ознакомлении. Уведомление будет отправлено по каналу для уведомлений, выбранному в карточке сотрудника.

Акт появится в разделе «Документы»

Для ознакомления зайдите в акт, нажав на документ. На странице документа справа в превью документа отобразится содержание:

• Реквизиты организации в шапке документа.
• ФИО сотрудника, подписывающего акт, и наименование основного документа.
• Отпечаток файла, он соответствует отпечатку основного документа. Этот реквизит в спорных ситуациях может помочь достоверно установить принадлежность акта к основному документу.
• В левом нижнем углу акта дата, это дата фактического подписания.

  В превью документа сначала будет указана дата создания акта, после подписания она автоматически обновится на дату подписания.

  
  
  

Акт об ознакомлении формируется автоматически по одинаковому шаблону и изменить его нельзя.

Чтобы увидеть содержимое основного документа, нажмите на наименование документа в блоке «Процессы». Документ откроется в новой вкладке. 

Чтобы подписать акт об ознакомлении, нажмите «Подписать».

Видимость документов в рамках ознакомления

Основной документ:

• Сотрудники, участвующие в маршруте согласования по основному документу, будут видеть этот документ на вкладке «Документы».
• Сотрудники, которые должны подписать акты об ознакомлении, смогут открыть основной документ со страницы подписания акта, нажав на название документа в блоке «Процессы».
  
  

Акт об ознакомлении:

• Сотрудник, запустивший процесс ознакомления, а также сотрудники, участвующие в процессе ознакомления, смогут видеть все акты об ознакомлении. Для этого нужно в основном документе в блоке «Процессы» нажать на ссылку «Ознакомление», откроется список процессов ознакомления. Из списка можно выбрать акт по нужному сотруднику.
  
  

Сотрудник с правами просмотра всех документов организации имеет доступ к просмотру всех актов об ознакомлении.

Выгрузка подписанных актов

Можно скачать все подписанные акты по документу, чтобы сохранить их. Для этого:

1. Откройте основной документ, по которому был запущен процесс ознакомления, и в блоке «Процессы» нажмите на ссылку «Ознакомление».
   
   
2. В открывшемся окне нажмите «Скачать» → «Все подписанные акты об ознакомлении».
   
   
3. Система начнет скачивать данные. В правом нижнем углу появится строка с прогрессом скачивания архива.
   Нажмите на кнопку, чтобы развернуть детализацию.
   Если скачивается параллельно несколько архивов по разным документам, в списке отобразится информация о всех загрузках.
   
   

Создается архив с папками по каждому сотруднику. Каждая отдельная папка — это отдельное ознакомление сотрудника. В папке с актом находятся:

• протокол движения документа,
• печатная форма акта об ознакомлении с синим штампом,
• акт об ознакомлении без печати,
• электронное описание документа в формате.xml,
• открепленный файл подписи сотрудника.