Замещение

Заместителя можно назначить конкретному сотруднику либо должности в подразделении. Во втором случае заместитель будет получать документы, отправленные на должность, а не документы замещаемого сотрудника.

Возможность настроить замещение доступна:

• Любому сотруднику организации. При замещении должности сотрудник сможет настроить замещение только той должности, которую он занимает. Должности сотрудника и заместителя могут не совпадать.
• Сотруднику с правами доступа «Управление сотрудниками». Такие сотрудники смогут настраивать замещения любого сотрудника организации.

Доступ к документам:

• Замещаемый будет иметь доступ ко всем документам, которые ему отправляли в период замещения. 
• Заместитель по умолчанию будет видеть только те документы, которые поступят к нему в период замещения. Остальные документы замещаемого заместитель не увидит.
  Если же при настройке замещения выбрать опцию «Передавать документы, не обработанные до начала замещения», заместитель получит доступ к документам, которые были созданы до периода замещения, но замещаемый не успел их обработать.

  

• После окончания срока замещения у заместителя не будет доступа из сервиса к документам, которые он подписал в качестве заместителя. Эти документы пропадут из его списка документов. Заместитель сможет открыть такие документы только по прямой ссылке, например, если зайдет в документ из письма-уведомления, которое пришло ему ранее.
• Замещающий не заменяет основного сотрудника в маршруте, а добавляется к нему на этап. В период, указанный в настройке, оба сотрудника видят документ, который требуется согласовать или подписать. Если же информация в документе конфиденциальна, можно не передавать замещающему этот документ. Для этого при отправке документа проставьте отметку «Не передавать замещающему».

  

Настройка своего замещения

Чтобы настроить свое замещение:

1. Нажмите «Настройки» в левом нижнем углу и перейдите на вкладку «Мои замещения». У сотрудников без расширенных прав сразу откроется блок «Мои замещения».
2. Нажмите «Добавить замещение».
3. Заполните данные:
   • Выберите из списка сотрудника, который будет вас замещать. 
   • Установите дату начала и окончания замещения. Правила замещения будут работать только в указанный период. 
   • Если нужно передавать заместителю документы, не обработанные вами до начала замещения, проставьте нужную отметку.
   • Выберите, какие документы нужно получать заместителю: отправленные на ваши ФИО или на вашу должность. 

     Если нужны оба варианта, добавьте два замещения: одно по ФИО, другое по должности.

   • Укажите, какие действия с документами будут доступны для заместителя: согласование и/или подписание.

     

4. Нажмите «Добавить».

Замещение появится на странице «Мои замещения». Если его срок еще не наступил, будет указан статус «Планируется». В этом статусе замещение можно отредактировать или удалить.

Как только наступит срок замещения, статус сменится на «Действует».

При необходимости замещение можно завершить досрочно. Для этого нажмите на замещение и в правом нижнем углу нажмите на ссылку «Завершить досрочно». Замещение перестанет действовать и в списке замещений будет скрыто.

Чтобы посмотреть завершенные замещения, включите настройку «Показать завершенные».

В завершенных замещениях процессы замещения с ошибками отображаются со статусом «Ошибка». Ошибка может возникнуть из-за увольнения заместителя или из-за попытки настроить замещение на заместителя с идентичной должностью.

Настройка замещения других сотрудников

Чтобы настроить замещение сотрудника:

1. Перейдите в раздел «Сотрудники».
2. Откройте карточку сотрудника.
3. Перейдите на вкладку «Замещение».
4. Нажмите «Добавить замещение».

   

5. Настройка замещения сотрудника осуществляется аналогично настройке своего замещения.

Отображение документооборота с заместителем

В маршруте движения документа сотрудник, который обработал документ в рамках замещения, будет отмечен значком . При наведении курсора на ФИО такого сотрудника появится уведомление о том, кого замещает этот сотрудник.