Замещение

Сейчас замещение имеет ограниченную функциональность — заместителя можно назначить только на должность. Заместитель будет получать документы, отправленные на должность, а не документы конкретного замещаемого сотрудника. Например, Иванова Анна Васильевна — кадровик. Она назначает Круглову Ольгу Вадимовну заместителем. Круглова на время замещения будет получать документы, направленные на кадровика. Документы на Иванову к Кругловой не попадут.

Возможность настроить замещение доступна:

  • Любому сотруднику организации. Сотрудник сможет настроить замещение только той должности, которую он занимает. Должности сотрудника и заместителя могут не совпадать.
  • Сотруднику с правами доступа «Управление сотрудниками». Такие сотрудники смогут настраивать замещения любого сотрудника организации.

Доступ к документам:

  • Замещаемый будет иметь доступ ко всем документам, которые ему отправляли в период замещения. 
  • Заместитель будет видеть только те документы, которые поступят к нему в период замещения. Остальные документы замещаемого заместитель не увидит.
  • После окончания срока замещения у заместителя не будет доступа из сервиса к документам, которые он подписал в этом качестве заместителя. Эти документы пропадут из его списка документов. Заместитель сможет открыть такие документы только по прямой ссылке, например, если зайдет в документ из письма-уведомления, которое пришло ему ранее.

Настройка своего замещения

Чтобы настроить свое замещение:

  1. Нажмите «Настройки» в левом нижнем углу и перейдите на вкладку «Мои замещения». У сотрудников без расширенных прав сразу откроется блок «Мои замещения».
  2. Нажмите «Добавить замещение».
  3. Заполните данные:
    • Выберите из списка сотрудника, который будет вас замещать. 
    • Установите дату начала и окончания замещения. Правила замещения будут работать только в указанный промежуток дат. 
    • Укажите, какие действия с документами будут доступны для замещающего: согласование и/или подписание.
  4. Нажмите «Добавить».

Замещение появится на странице «Мои замещения». Если его срок еще не наступил, будет указан статус «Планируется». В этом статусе замещение можно отредактировать или удалить.

Как только наступит срок замещения, статус сменится на «Действует».

При необходимости замещение можно завершить досрочно. Для этого нажмите на замещение и в правом нижнем углу нажмите на ссылку «Завершить досрочно». Замещение перестанет действовать и в списке замещений будет скрыто.

Чтобы посмотреть завершенные замещения, включите настройку «Показать завершенные».

В завершенных замещениях процессы замещения с ошибками отображаются со статусом «Ошибка». Ошибка может возникнуть из-за увольнения заместителя или из-за попытки настроить замещение на заместителя с идентичной должностью.

Настройка замещения других сотрудников

Чтобы настроить замещение сотрудника:

  1. Перейдите в раздел «Сотрудники».
  2. Откройте карточку сотрудника.
  3. Перейдите на вкладку «Замещение».
  4. Нажмите «Добавить замещение».
  5. Настройка замещения сотрудника осуществляется аналогично настройке своего замещения.

Отображение документооборота с заместителем

В маршруте движения документа сотрудник, который обработал документ в рамках замещения, будет отмечен значком . При наведении курсора на ФИО такого сотрудника появится уведомление о том, кого замещает этот сотрудник.


kedo

Кадровый ЭДО от Контура

Подписывайте кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге