Приглашение зрителей на мероприятие

Если известны данные потенциальных зрителей, организатор мероприятия может отправить им письма с приглашением на мероприятие.

Письма для зрителей будут содержать:

• Тему с названием мероприятия.
• Элементы оформления посадочной страницы.
• Название и время проведения мероприятия.
• Ссылку для регистрации на мероприятие.
• Реквизиты организатора мероприятия (лицензиата, согласно лицензионному договору) и информацию о причине получения письма.
• Ссылку для отписки от рассылки.

Процесс приглашения зрителей состоит из нескольких этапов:

Создание мероприятия

1. Создайте мероприятие стандартным образом: на главной странице Толка выберите раздел «Вебинары» → «Создать». Подробнее см. Проведение трансляций и вебинаров в Толке.
2. Заполните настройки мероприятия.

   Название мероприятия будет указано в рассылке для зрителей. Оно должно соответствовать правилам лицензионного договора.
   
   Перед отправкой каждая рассылка проходит модерацию на стороне Толка. Если название мероприятия не будет соответствовать правилам лицензионного договора — рассылка не будет отправлена зрителям.

3. На вкладке «Зрители» обязательно выберите доступ к просмотру: «По предварительной регистрации».

   

4. Оформите и опубликуйте посадочную страницу (подробнее см. в статье Создание и настройка мероприятия с регистрацией). 

Подготовка к отправке приглашений 

• Рекомендации и требования
• Проверка данных об отправителе письма

Рекомендации и требования

При подготовке списка контактов учитывайте рекомендации и требования, описанные ниже.

Рекомендации:

• Получатели приглашений должны дать согласие на получение рассылки и обработку персональных данных в соответствии с лицензионным договором. 
• Контактные данные получателей должны быть актуальны и корректны.
• В списке получателей не должно быть пользователей, которые ранее попали в стоп-лист.
  ​Пользователь попадает в стоп-лист, если:
  • он отписался от рассылок организатора, нажав «Отписаться» в конце письма;
  • он отметил как спам ранее полученное от организатора письмо;
  • письмо не было доставлено до пользователя из-за ошибки его почтового сервера (например, когда почтовый адрес заблокирован или перестал существовать).

Рекомендуем своевременно удалять из списка получателей тех, кто попал в стоп-лист. Отслеживать таких пользователей можно в отчете о статистике приглашений (подробнее см. в статье Отчеты по мероприятиям).

Требования к адресам эл. почты получателей:

• Адрес не должен содержать:
  • Кириллицу (адреса с доменом *.рф не поддерживаются).

  • Специальные символы. Допустимы следующие символы: .  -  _ .

• Адрес должен принадлежать существующей доменной зоне.

Контакты получателей можно будет добавить в сервис на этапе 3. Количество контактов ограничено вашим тарифом и возможностями Толка.

Каждый контакт — одно отправленное приглашение. Количество приглашений, доступное для вашего пространства по тарифу, можно посмотреть в настройках мероприятия (вкладка «Зрители» → «Приглашение»).

Количество контактов, которое можно загрузить в сервис, зависит от способа их добавления:

• Ввод контактов вручную. Максимальное количество контактов, которое можно добавить за один раз — 150.
• Загрузка контактов файлом. Максимальное количество контактов в файле — 50 тысяч. Если нужно отправить больше приглашений, потребуется загрузить несколько файлов (при условии, что такое количество доступно по вашему тарифу).
  
  Требования к файлу с контактами:
  • Поддерживаются форматы XLS, XLSX и CSV.
  • Максимальный размер файла — 5 МБ.
  • В файле обязательно должен быть столбец с названием «Email»;
  • При необходимости в файле могут быть столбцы с названиями «Имя» и «Фамилия». Если значения в столбцах будут заполнены, в рассылке будут указаны эти данные.

Шаблон файла можно скачать из сервиса. Для этого откройте настройки мероприятия, перейдите на вкладку «Зрители» → «Приглашение» → «Добавить» → «Из файла» → «Скачать шаблон».

Проверка данных об отправителе письма

В отправленных письмах данные об отправителе (вашей организации) будут указаны из вашего пространства в Толке:

• В поле «от кого» будет указано название организации из Толка. Например, «Компания «Ромашка».
• Адрес отправителя будет сгенерирован с учетом адреса пространства. Например, bestcompany@talk-webinar.ru , где:
  
  bestcompany : адрес пространства, не включая ktalk.ru;
  
  @talk-webinar.ru : фиксированный домен Толка.
   

  

При необходимости измените данные своего пространства в разделе «Управление» → «Общие настройки». Подробнее см. Как изменить адрес или название пространства.

Отправка приглашений 

1. В настройках мероприятия перейдите на вкладку «Зрители» → «Приглашение».

   

2. Нажмите на кнопку «Добавить» в блоке «Добавленные контакты».

3. Выберите способ добавления контактов:

   

   • «Из файла». Убедитесь, что файл с контактами соответствует требованиям, описанным на этапе 2. Затем нажмите «Загрузить список» и выберите нужный файл.

   • «Вручную». Введите эл. почты получателей по одному или массово (скопировав и вставив из источника с контактами). Обязательно разделяйте адреса пробелом, запятой или точкой с запятой.
     Когда все адреса будут указаны, нажмите «Добавить».

4. Сервис загрузит контакты, которые соответствуют требованиям, и отобразит их. Дубли контактов не будут загружены.

   

5. При необходимости можно добавить еще контакты или удалить загруженные. Чтобы добавить контакты, нажмите на значок  рядом с кнопкой «Пригласить всех».
   Чтобы удалить контакт, нажмите на значок  рядом с ним. Чтобы удалить все контакты, нажмите на значок  рядом с кнопкой «Пригласить всех».

6. Чтобы отправить приглашения, нажмите «Пригласить всех» и подтвердите отправку в окне с рекомендациями.

7. Рассылка отправлена на модерацию. Модерация может занимать от 15 минут до 24 часов.

8. Если модерация пройдена — приглашения будут отправлены.
   
   Если модерация не пройдена, на почту организатора придет письмо. В таком случае измените название мероприятия в соответствии с лицензионным договором и переотправьте рассылку. Для этого перейдите на вкладку «Статистика приглашений» и нажмите «Изменить и отправить» под рассылкой. 

   

   
   В открывшемся окне введите новое название мероприятия и нажмите «Отправить N приглашений».

Отслеживать статус рассылки можно на вкладке «Статистика приглашений». Возможные статусы:

• «Модерация»: идет процесс модерации на стороне Толка.
• «Отклонена»: рассылка не прошла модерацию. Измените название мероприятия и переотправьте рассылку.
• «Ошибка»: при отправке возникла техническая ошибка. Чтобы повторить попытку, нажмите «Повторить».

  

• «В процессе»: рассылка прошла модерацию, идет процесс отправки приглашений. Он может занимать до 24 часов.
• «Завершена»: рассылка отправлена.

Просмотр статистики приглашений

На вкладке «Статистика приглашений» доступна сводная статистика по отправленным письмам. Отправленными считаются все письма, кроме тех, которые были отклонены при модерации или по которым была получена ошибка отправки.

По рассылкам в статусах «Завершена» и «В процессе» можно посмотреть следующую информацию:

• сколько всего писем доставлено до получателей,
• сколько писем открыто получателями,
• сколько получателей перешло по ссылке на посадочную страницу из письма,
• сколько получателей отписалось от рассылки,
• сколько получателей отметило письмо как спам.

Данные о рассылке доступны в процентном соотношении и в абсолютных числах. Изменить вид данных можно в правой части страницы.

Информация по завершенным рассылкам может меняться со временем, т. к. часть получателей может открывать письма и переходить по ссылке позже.

Чтобы посмотреть данные более детально, скачайте отчет о статистике приглашений, нажав «Отчёт» справа наверху. Подробнее о нем см. в статье Отчеты по мероприятиям.