Работа с формализованными документами в веб-сервисе
О законодательных изменениях с 1 марта 2023 года читайте в статье Единые требования к кадровым электронным документам.
Отправка документа из веб-КЭДО
Шаг 1. Проверьте файл перед загрузкой
К содержанию файла есть определенные требования. Он не должен содержать аудио- и видеоконтент, элементы кода или команд для запуска исполняемых файлов.
Также есть требования к наименованию файла, но при создании формализованного документа сервис проверит наименование и сам внесет в него поправки для соответствия требованиям. Загружать заново файл в этом случае не нужно.
Шаг 2. Загрузите документ в систему
Чтобы загрузить документ:
- Нажмите кнопку «+ Создать» на вкладке «Документы».
- В открывшемся окне загрузите с компьютера или перетащите файлы для отправки.
- Можно дополнительно добавлять новые файлы к уже загруженным, если нужно отправить пакет документов. Для этого перетащите или загрузите новый файл в разделе «Загрузить документ».
Шаг 3. Выберите тип документа
- В раскрывающемся списке «Тип документа» выберите нужный тип документа. Для упрощения поиска в строке выбора начните вводить название типа документа.
Формализованные типы документов отмечены специальной иконкой с изображением документа, также в начале наименования указан код документа. - После выбора типа документа система начнет проверку загруженного файла. Если проверка прошла успешно, появится отметка «Проверка завершена». Если файл не прошел проверку, сверьтесь с требованиями к файлу документа в шаге 1.
- Для продолжения работы нажмите «Перейти к маршруту».
Шаг 4. Настройте маршрут движения документа
- Добавьте нужные шаги маршрута по ссылке «+ Добавить».
- Для формализованных кадровых документов можно выбрать шаги:
- Согласующий.
- Подписант.
- Наблюдатель.
Лист ознакомления выбрать нельзя. Новые требования к форматам документов не позволяют добавить этот шаг в маршрут документооборота. Как сейчас отправлять формализованные документы на ознакомление, и описано в этом разделе статьи.
Шаг 5. Отправьте документ
Нажмите «Подписать и отправить». Документ будет отправлен по маршруту документооборота.
Подготовка шаблона формализованного документа
- При создании шаблона в поле «Тип документа» выберите формализованный тип из справочника. У формализованных типов в начале наименования указан код.
- Сервис проверит содержимое загруженного файла и название шаблона, при необходимости он сам исправит название на верное.
В файле шаблона не должно содержаться аудио- и видеоконтента, либо элементов кода или команд для запуска исполняемых файлов. - Если проверка прошла успешно, появится уведомление «Проверка завершена».
- Настройте теги для шаблона.
- Для публикации нажмите «Создать шаблон».
После публикации шаблона сменить формализованный тип документа уже не получится. Изменить тип документа можно только при редактировании черновика шаблона.