Отчетность ФНС
- Заполнение отчета в Экстерне
- Загрузка и редактирование файла
- Загрузка и отправка готового файла
- Проверка отчета
- Отправка отчета
- Порядок документооборота с ФНС
- Отправленные отчеты ФНС
- Поиск отправленного документа
- Статусы отправленного отчета
- Отправка корректирующего отчета
- Сохранение и печать документов
Заполнение отчета в Экстерне
Чтобы заполнить форму отчетности, выполните следующее:
- На главной странице нажмите «ФНС» → «Создать новый».
- В открывшемся списке форм выберите нужную.
Чтобы найти форму, в строку поиска введите название формы или КНД.
- Нажмите «Создать» или «Редактировать», если отчет за выбранный период создан ранее.
- В открывшемся окне заполните реквизиты отчета. Для большинства отчетов заполняются:
- «КНД формы». Поле заполняется автоматически и является нередактируемым.
- «Номер корректировки» (или «Вид документа»). Вводится вручную значение от 0 до 999, где 0 означает, что документ является первичным, а значений от 1 до 999 — номер высылаемой корректировки.
- При работе с формами формата 2.0, 3.0 вид документа и номер корректировки заполняется в двух отдельных полях:
- «Признак вида документа». Поле заполняется из справочника, где 1 означает первичный документ, 3 — корректирующий документ.
- «Номер корректировки». Поле заполняется вручную. Вводится номер отправляемой корректировки.
- «Отчетный год». Поле заполняется вручную.
В зависимости от отчета в реквизитах могут присутствовать и другие поля: «Код периода», «Код места, по которому представляется документ», «Лицо, подписавшее документ» и др. В основном все поля заполняются с помощью справочников.
- После заполнения реквизитов нажмите «Далее».
- Заполните все разделы/листы отчета, следую сообщениям сервиса и требованиям порядка заполнения форм.
Переход между разделами/листами осуществляется с помощью кнопок «Далее» и «Назад», а также путем выбора нужного раздела в левой части страницы.
Официальный порядок заполнения для каждого отчета открывается нажатием на «Порядок заполнения».
- После заполнения всех разделов/листов отчета нажмите «Сохранить и закрыть». Окно с отчетом закрывается.
- Нажмите «Отправить». Запускается процесс проверки отчета.
Загрузка и редактирование файла
Чтобы загрузить, проверить и отредактировать отчет, подготовленный в другой программе, выполните следующее:
- На главной странице нажмите «ФНС» → «Загрузить из файла».
- Выберите файл и нажмите «Открыть».
- В окне «Загрузка отчета» нажмите «Загрузить для редактирования».
- Откроется форма для заполнения отчета. Проверьте загруженные данные и при необходимости измените их.
- Чтобы перейти к проверке и отправке отчета, нажмите «Отправить».
Загрузка и отправка готового файла
Чтобы загрузить данные из готового файла, выполните следующие действия:
Перед загрузкой данных в Контур.Экстерн подготовленный файл отчета должен быть сохранен на компьютере пользователя или на внешнем носителе данных (диске, дискете, flash-накопителе).
- На главной странице системы нажмите «ФНС» → «Загрузить из файла».
- Выберите файл и нажмите «Открыть».
- В окне «Загрузка отчета» нажмите «Загрузить и отправить»
- В процессе загрузки файла выполняется проверка формата файла, отчетного периода, а также соответствие ИНН/КПП в отчете и в реквизитах организации:
- Если обнаружены какие-либо ошибки, выберите другой файл либо исправьте ошибки и повторите загрузку.
- Если ошибок не обнаружено, нажмите «Перейти к отправке».
Проверка отчета
Чтобы запустить проверку подготовленного отчета:
- Нажмите «Отправить» сразу после заполнения отчета.
- Нажмите «Проверить и отправить» в списке отчетов в работе.
После нажатия на кнопку проверка отчета начнется автоматически. Результат проверки откроется в отдельном окне:
- Если в отчете обнаружены ошибки, его невозможно отправить в ИФНС. Их нужно исправить и заново проверить отчет.
- Если в документе обнаружены некритичные ошибки (например, несоответствие введенных значений показателей расчетным в налоговых декларациях), система показывает предупреждения. Предупреждения носят рекомендательный характер, но на них необходимо обратить внимание. Если при проверке документа были показаны только предупреждения, документ может быть отправлен в контролирующий орган.
- Если в отчете не обнаружено ни ошибок, ни предупреждений, документ готов к отправке.
Чтобы исправить обнаруженные ошибки/предупреждения:
- Ознакомьтесь со списком ошибок/предупреждений.
- Чтобы открыть раздел, в котором найдена ошибка, нажмите на ссылку с описанием ошибки или на кнопку «Редактировать отчет».
Чтобы сохранить и/или распечатать отчет в виде печатной формы в формате PDF, нажмите «Напечатать отчет».
Чтобы распечатать список всех ошибок, нажмите «Распечатать результаты проверки».
3. Исправьте ошибки/предупреждения. Нажмите «Сохранить и закрыть».
4. Повторно нажмите «Отправить». Если все ошибки исправлены, становится доступна кнопка «Перейти к отправке».
Отправка отчета
Чтобы отправить отчет:
- На странице с результатами проверки нажмите «Перейти к отправке». Открывается страница передачи отчета.
- На этой странице можно:
- Просмотреть информацию об отчете (ссылка «Информация об отчете»).
- Сохранить и/или распечатать отчет в формате XML (ссылка «Отчет»).
- Сохранить и/или распечатать отчет в виде печатной формы в формате PDF (ссылка «Распечатать на бланке»).
Для отправки отчета нажмите «Подписать и отправить». Отчет подписывается ЭП пользователя, зашифровывается и отправляется в контролирующий орган. Открывается окно передачи отчета.
Порядок документооборота с ФНС
Обычно сразу после отправки отчета поступает «Подтверждение даты отправки» от оператора электронного документооборота. В подтверждении указаны дата и время отправки отчета.
Время отправки отчета фиксируется по Московскому времени для всех регионов России, кроме Калининградской области. Для Калининградской области – по местному времени.
После отправки отчета должны поступить следующие документы:
Ожидая документы, не обязательно постоянно находиться на странице передачи документа или в сервисе в целом. Поступившие документы и статус отчета можно просмотреть позже в отправленных отчетах.
«Извещение о получении электронного документа» или «Сообщение об ошибке».
- Если получено «Извещение о получении», это означает, что документ успешно доставлен в ИФНС.
- Если получено «Сообщение об ошибке», это означает, что документ доставлен в ИФНС, но при попытке его приема на приемном комплексе в налоговом органе возникла ошибка. Чаще всего сообщение об ошибке связано с проблемами при разборе транспортного контейнера, ошибками регистрации абонента, либо проблемами при расшифровке документов. Устанавливается статус «Документооборот завершен». Ознакомьтесь с текстом сообщения. В случае, если вы не в состоянии понять или исправить ошибку, обратитесь в службу технической поддержки оператора электронного документооборота. После устранения причин ошибки необходимо будет повторить передачу декларации. При этом признак документ (первичный или корректирующий) и номер корректировки не меняется.
«Квитанция о приеме» или «Уведомление об отказе».
- Если получена «Квитанция о приеме», это означает, что документ успешно прошел проверки на стороне контролирующего органа и считается представленным в ИФНС. Дата и время представления берется из подтверждения даты отправки.
- Если получено «Уведомление об отказе», это означает, что документ не представлен. Устанавливается статус «Документооборот завершен». Ознакомьтесь с уведомлением, внесите необходимые исправления и повторите передачу электронного документа. При этом признак документ (первичный или корректирующий) и номер корректировки не меняется.
«Извещение о вводе» или «Уведомление об уточнении». Эти документы участвуют только в документообороте по предоставлению налоговых деклараций.
- Если получено «Извещение о вводе», это означает, что декларация (расчет) успешно сдана и больше никаких действий не требуется.
- Если получено «Уведомление об уточнении», это означает, что декларация (расчет) принята, но требует уточнений. Ознакомьтесь с уведомлением и, в зависимости от его содержания, отправьте в ИФНС пояснения (в виде неформализованного документа, с помощью сервиса «Письма») или исправления (в виде корректирующей формы).
Отправленные отчеты ФНС
После отправки отчеты и документы перемещаются в раздел «Отправленные». Чтобы открыть список отправленных отчетов, на главной странице нажмите «ФНС» → «Отправленные».
На странице отправленных отчетов отображается следующая информация:
- «Название отчета» с указанием: типа документа (первичный или корректирующий), отчетного периода и кода контролирующего органа.
- «Статус документа», который обозначает состояние его передачи в контролирующий орган.
- «Дата и время отправки отчета». Эти данные являются временем представления отчета в контролирующий орган.
При переключении в режим «Подробно» (правый верхний угол страницы) отображается более детальная информация об отчетах, а именно добавляются: название организации, ее ИНН и КПП, имя файла отчета. Эта функция в основном применяется в случае отправки данных об отчете в службу поддержки при возникновении проблем с отчетом.
Поиск отправленного документа
- На главной странице нажмите «ФНС» → «Отправленные». Откроется страница со списком отправленных документов.
- Нажмите «Поиск».
- Укажите одно или несколько условий поиска: тип документа, код контролирующего органа, форма отчетности, отчетный год, статус и дату отправления.
- Нажмите «Найти документы». В списке отобразится список документов по заданным критериям.
Также можно использовать фильтры:
- По типам документов: Отчеты, Письма, Запросы ИОН и др.
- По отчетному периоду.
При работе в режиме Обслуживающей бухгалтерии при выборе фильтра «Все организации» отображается список отчетов всех организаций.
При работе в многопользовательском режиме при выборе фильтра «Все пользователи» отображается полный список отчетов, отправленных всеми пользователями.
Статусы отправленного отчета
После отправки возможны следующие статусы:
- «Отправлен» — для отчета получено подтверждение даты отправки. В подтверждении указаны дата и время представления отчета. Но отчет еще не считается представленным.
- «Доставлен» — для отчета получено извещение о получении. Это означает, что отчет доставлен в ИФНС.
- «Получен ответ» — для отчета получена квитанция о приеме. Это означает, что отчет представлен в ФНС.
- «Документооборот завершен» (статус зеленого цвета) - для отчета получено: «Извещение о вводе». Отчет сдан.
- «Уведомление об уточнении». Отчет представлен, но требует уточнений. Ознакомьтесь с уведомлением и, в зависимости от его содержания, отправьте в ИФНС пояснения (в виде письма) или исправления (в виде корректирующей формы).
- «Документооборот завершен» (статус красного цвета) - для отчета получено сообщение об ошибке или уведомление об отказе. Отчет не представлен! Ознакомьтесь с содержанием полученного документа и исправьте указанные в нем ошибки. После этого повторите процедуру отправки отчета.
Отправка корректирующего отчета
Действующим законодательством допускается ситуация, когда налогоплательщик корректирует данные, первоначально поданные в налоговый орган.
Корректирующий отчет подается только в следующих случаях:
- если налогоплательщик обнаружил ошибку в первоначально переданном отчете после получения извещения о вводе из ФНС;
- если налогоплательщик получил уведомление об уточнении, в котором сообщается, что в декларацию (расчет) необходимо внести исправления.
Чтобы отправить корректирующий отчет, выполните следующее:
- На главной странице нажмите «ФНС» → «Создать новый».
- В открывшемся списке отчетов выберите нужный.
- На открывшейся странице нажмите «Редактировать». Открывается форма отчетности.
- В разделе «Реквизиты отчета» в поле «Номер корректировки» (или «Вид документа») укажите номер корректировки – от 1 до 999 (значение 0 означает, что документ является первичным).
При работе с формами формата 2.0, 3.0 вид документа и номер корректировки заполняется в двух отдельных полях:
- «Признак вида документа». Поле заполняется из справочника, где 1 означает первичный документ, 3 — корректирующий документ.
- «Номер корректировки». Поле заполняется вручную. Вводится номер отправляемой корректировки.
- Нажмите на кнопку «Далее» и внесите необходимые изменения в разделы/листы формы. После этого нажмите «Сохранить и закрыть».
- Отправьте корректирующий отчет в ФНС.
Сохранение и печать документов
Все документы (отчет, подтверждение даты отправки, протокол контроля) могут быть распечатаны и сохранены со страницы передачи отчета.
Для этого на главной странице нажмите «ФНС» → «Отправленные отчеты». В открывшемся списке отчетов найдите нужный и нажмите на его название. Открывается страница «Передача отчета».
На странице передачи отчета:
- Чтобы просмотреть и/или распечатать документы, нажмите на ссылку «Распечатать».
- Чтобы сохранить все документы, нажмите на ссылку «Сохранить все документы и подписи».
- Чтобы просмотреть основную информацию об отчете, нажмите на ссылку «Информация об отчете».
При этом сам отчет может быть распечатан:
- в формате XML (или TXT для деклараций формата ниже 4.0). Для этого нажмите на ссылку «Отчет».
- в виде печатной формы. Для этого нажмите на ссылку «Распечатать на бланке» рядом с отчетом. Открывается страница «Подготовка печатной формы». При необходимости измените дату подписи отчета. Нажмите «Далее». Дождитесь загрузки печатной формы и нажмите на ссылку «нажмите сюда». В открывшемся окне нажмите «Открыть». Открывается печатная форма в формате PDF. Распечатайте ее стандартными средствами печати.