Работа с входящими документами

Входящие документы от контролирующих органов (письма, ответы на отчеты, требования) зашифрованы на сертификат, которым были подписаны исходящие документы. Для расшифровки клиент должен открыть полученный документ, предварительно подключив токен с сертификатом к компьютеру или установить программу для автоматической расшифровки входящих документов Контур.Архив.

Хранение в расшифрованном виде

Рекомендуем включить хранение в расшифрованном виде — это позволит просматривать и распечатывать отправленные руководителем отчеты, а также расшифрованные руководителем входящие документы. Настройка включается в разделе «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки» → «Расшифрованные документы».

Чтобы руководителю не нужно было заходить в каждый документ для расшифровки, и вы своевременно получали доступ к расшифрованным входящим документам, рекомендуем установить на компьютер руководителя программу Контур.Архив.

Уведомления

Чтобы клиент оперативно узнавал о входящих ответах на отчеты, требованиях, письмах, рекомендуем подключить бесплатные уведомления:

• Уведомления на почту.
  Позволят перейти в Контур.Экстерн по ссылке из письма, и письма не потеряются. Пришлите клиенту ссылку https://extern.kontur.ru/#/notificationSettings и подскажите, какие пункты стоит отметить галочкой.
  
• Мобильное приложение. Подробнее о мобильном приложении.
  Руководитель сразу видит push-уведомление, где бы он ни находился. Клиент может скачать приложение «Контур.Экстерн» в AppStore или Google Play и войти по своему логину и паролю.

Ответ на отчет

Для большинства отчетов вы увидите статус приема еще до расшифровки документа руководителем. Однако, если вам необходимо напечатать полученный документ, попросите руководителя расшифровать полученный протокол.

Требование ФНС

Требования по организации будут доступны руководителю из его учетной записи, в том числе требования за последний месяц до подключения подписания: это позволит расшифровать требование, если оно еще не было расшифровано, подписать квитанцию или отправить переданный ответ на требование. Новые требования будет получать и руководитель, и бухгалтер с доступом к организации руководителя — если в настройках подписания ФНС в Реквизитах плательщика указан сертификат руководителя (он скопируется бухгалтеру, когда руководитель выберет этот сертификат для подписи).

1. Руководитель открывает требование (на компьютере с токеном).
2. Контур.Экстерн расшифровывает требование. Вы можете ознакомиться с самим требованием и начать готовить ответ.
3. Если у руководителя подключена автоматическая отправка квитанций о получении требования, Контур.Экстерн формирует квитанцию и отправляет ее за 18 часов до окончания срока отправки квитанции. Если клиент не подключил автоматическую отправку квитанций, ему понадобится заново открыть требование и отправить квитанцию, когда вы ему скажете.
4. Подготовьте ответ на требование и/или опись истребуемых документов и отправьте руководителю на подпись (точно так же, как отчеты).

Вы можете обратиться в техподдержку и получить консультацию по удаленному подключению к другому компьютеру.

Документы СЭДО

Подпишитесь на уведомления о новых входящих документах СЭДО, чтобы своевременно узнавать об их поступлении. Для этого в разделе «Уведомления на почту и телефон» поставьте галочку в пункте «Пришло новое извещение ФСС». Подробнее о настройке уведомлений.

Пока нет возможности отправить директору на подписание запрос входящих документов СЭДО. Запросить входящие документы СЭДО можно только сертификатом руководителя организации.

Если на почту пришло  уведомление о входящих документах СЭДО, сообщите руководителям организаций, что нужно войти в Экстерн и запросить входящие документы.

Входящие документы СЭДО будут запрошены автоматически при входе в сервис при наличии сертификата организации, если фоновый запрос документов включен. Подробнее о фоновой загрузке документов.

Также документы можно запросить с помощью кнопки «Загрузить входящие из ФСС» в разделе «Проактивные выплаты» → «Входящие».