Работа с входящими документами

Входящие документы от контролирующих органов (письма, ответы на отчеты, требования) зашифрованы на сертификат, которым были подписаны исходящие документы. Для расшифровки руководитель должен открыть полученный документ, предварительно подключив токен с сертификатом к компьютеру или установить программу для автоматической расшифровки входящих документов Контур.Архив.

Хранение в расшифрованном виде

Рекомендуем включить хранение в расшифрованном виде — это позволит просматривать и распечатывать отправленные руководителем отчеты, а также расшифрованные руководителем входящие документы. Настройка включается в разделе «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки» → «Расшифрованные документы».

Чтобы руководителю не нужно было заходить в каждый документ для расшифровки, и вы своевременно получали доступ к расшифрованным входящим документам, рекомендуем установить на компьютер руководителя программу Контур.Архив.

Уведомления

Чтобы руководитель оперативно узнавал о входящих ответах на отчеты, требованиях, письмах, рекомендуем подключить бесплатные уведомления:

  • Уведомления на почту.
    Позволят перейти в Контур.Экстерн по ссылке из письма, и письма не потеряются. Пришлите руководителю ссылку https://extern.kontur.ru/#/notificationSettings и подскажите, какие пункты стоит отметить галочкой.
  • Мобильное приложение. Подробнее о мобильном приложении.
    Руководитель сразу видит push-уведомление, где бы он ни находился. Руководитель может скачать приложение «Контур.Экстерн» в AppStore или Google Play и войти по своему логину и паролю.

Ответ на отчет

Для большинства отчетов вы увидите статус приема еще до расшифровки документа руководителем. Однако, если вам необходимо напечатать полученный документ, попросите руководителя расшифровать полученный протокол.

Требование ФНС

Работа с требованием

Требования по организации будут доступны руководителю из его учетной записи, в том числе требования за последний месяц до подключения подписания: это позволит расшифровать требование, если оно еще не было расшифровано, подписать квитанцию или отправить переданный ответ на требование. Новые требования будет получать и руководитель, и бухгалтер с доступом к организации руководителя — если в настройках подписания ФНС в Реквизитах плательщика указан сертификат руководителя (он скопируется бухгалтеру, когда руководитель выберет этот сертификат для подписи).

  1. Руководитель открывает требование (на компьютере с токеном).
  2. Контур.Экстерн расшифровывает требование. Вы можете ознакомиться с самим требованием и начать готовить ответ.
  3. Если у руководителя подключена автоматическая отправка квитанций о получении требования, Контур.Экстерн формирует квитанцию и отправляет ее за 18 часов до окончания срока отправки квитанции. Если руководитель не подключил автоматическую отправку квитанций, ему понадобится заново открыть требование и отправить квитанцию, когда вы ему скажете.
  4. Подготовьте ответ на требование и/или опись истребуемых документов и отправьте руководителю на подпись (точно так же, как отчеты).

Вы можете обратиться в техподдержку и получить консультацию по удаленному подключению к другому компьютеру.

Приглашение для расшифровки требования или отправки квитанции

Вы можете пригласить руководителя расшифровать требование ФНС или отправить квитанцию:

Если требование поступило и еще зашифровано
  1. Откройте страницу документооборота по требованию.
  2. Нажмите «Запросить расшифровку».
  3. В открывшемся окне выберите действия, которые руководитель должен совершить с документом:
    • «Только расшифровать» — отправится приглашение с просьбой только расшифровать требование.

      Если у бухгалтера включена автоматическая отправка квитанций, то эта возможность будет доступна и руководителю. Когда руководитель расшифрует требование, квитанция подпишется автоматически и будет отправлена за 18 часов до крайнего срока.

    • «Расшифровать и отправить квитанцию» — отправится приглашение с просьбой расшифровать требование и отправить квитанцию в ответ на него.
    • «Другое» — отправится приглашение с просьбой выполнить другое действие.

      При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.

  4. Укажите комментарий.
  5. Нажмите «Запросить расшифровку». Письмо с приглашением и инструкцией отправится руководителю.

Если требование расшифровано, но квитанция еще не отправлена
  1. Откройте страницу документооборота по требованию.
  2. Нажмите «Отправить квитанцию о приеме» → «Запросить подпись руководителя».

    Возможность отправки приглашения остается, даже если квитанция о приеме уже сформирована автоматически.

  3. В открывшемся окне при необходимости укажите комментарий.
  4. Нажмите «Запросить отправку квитанции».

    При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.

    Руководителю отправится письмо с приглашением и инструкцией.

Документы СЭДО

Подпишитесь на уведомления о новых входящих документах СЭДО, чтобы своевременно узнавать об их поступлении. Для этого в разделе «Уведомления на почту и телефон» поставьте галочку в пункте «Пришло новое извещение ФСС». Подробнее о настройке уведомлений.

Пока нет возможности отправить руководителю на подписание запрос входящих документов СЭДО. Запросить входящие документы СЭДО можно только сертификатом руководителя организации.

Если на почту пришло  уведомление о входящих документах СЭДО, сообщите руководителям организаций, что нужно войти в Экстерн и запросить входящие документы.

Входящие документы СЭДО будут запрошены автоматически при входе в сервис при наличии сертификата организации, если фоновый запрос документов включен. Подробнее о фоновой загрузке документов.

Также документы можно запросить с помощью кнопки «Загрузить входящие из ФСС» в разделе «Проактивные выплаты» → «Входящие». 

Если вам не хватает какой-то информации в инструкции, напишите нам. Также будем рады получить от вас обратную связь о работе сервиса.


База знаний