Входящие документы от контролирующих органов (письма, ответы на отчеты, требования) зашифрованы на сертификат, которым были подписаны исходящие документы. Расшифровать документы руководитель может одним из способов:
Открыть полученный документ, предварительно подключив токен с сертификатом к компьютеру.
Установить приложение «Криптопомощь» для автоматической расшифровки входящих документов. Подробнее об авторасшифровке. Рекомендуем использовать этот способ для быстрого доступа ответственных сотрудников к расшифрованным входящим документам.
Для проактивных выплат и других документов СЭДО можно настроить автоматическое получение входящих документов. Подробнее см. ниже в разделе «Документы СЭДО».
Доступ к документам, которые подписал руководитель
Когда руководитель подпишет документ, его смогут просматривать руководитель и администратор учетной записи в Экстерне.
Если вы работаете в многопользовательском режиме, пользователи без прав администратора не смогут просмотреть этот документ.
Работа с документами ФНС
Экстерн зарегистрирует в ФНС сертификаты:
Бухгалтера, который создал и передал отчет на подпись.
Администратора учетной записи.
После этого появится возможность прочитать ответы, требования и другие входящие документы от ФНС без сертификата руководителя. Входящие документы ФНС будут шифроваться на сертификаты бухгалтера и администратора.
Когда руководитель подпишет и отправит в ФНС переданный на подпись отчет, Экстерн зарегистрирует сертификаты физлиц для входа в сервис, а также сертификат обслуживающей бухгалтерии.
Чтобы расшифровать документы, которые поступили ранее, установите на компьютер руководителя приложение «Криптопомощь». Подробнее об авторасшифровке.
Работа с требованием
Требования по организации будут доступны руководителю из его учетной записи, в том числе требования за последний месяц до подключения подписания: это позволит расшифровать требование, если оно еще не было расшифровано, подписать квитанцию или отправить переданный ответ на требование. Новые требования будет получать и руководитель, и бухгалтер с доступом к организации руководителя — если в настройках подписания ФНС в реквизитах плательщика указан сертификат руководителя (он скопируется бухгалтеру, когда руководитель выберет этот сертификат для подписи).
Руководитель открывает требование (на компьютере с токеном).
Экстерн расшифровывает требование. Вы можете ознакомиться с самим требованием и начать готовить ответ.
Если у руководителя подключена автоматическая отправка квитанций о получении требования, Экстерн формирует квитанцию и отправляет ее за 18 часов до окончания срока отправки квитанции. Если руководитель не подключил автоматическую отправку квитанций, ему понадобится заново открыть требование и отправить квитанцию, когда вы ему скажете.
Подготовьте ответ на требование и/или опись истребуемых документов и отправьте руководителю на подпись (точно так же, как отчеты).
Вы можете обратиться в техподдержку и получить консультацию по удаленному подключению к другому компьютеру.
Приглашение для расшифровки требования или отправки квитанции
Вы можете пригласить руководителя расшифровать требование ФНС или отправить квитанцию:
В открывшемся окне выберите действия, которые руководитель должен совершить с документом:
«Только расшифровать» — отправится приглашение с просьбой только расшифровать требование.
Если у бухгалтера включена автоматическая отправка квитанций, то эта возможность будет доступна и руководителю. Когда руководитель расшифрует требование, квитанция подпишется автоматически и будет отправлена за 18 часов до крайнего срока.
«Расшифровать и отправить квитанцию» — отправится приглашение с просьбой расшифровать требование и отправить квитанцию в ответ на него.
«Другое» — отправится приглашение с просьбой выполнить другое действие.
При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.
Укажите комментарий.
Нажмите «Запросить расшифровку». Письмо с приглашением и инструкцией отправится руководителю.
В открывшемся окне при необходимости укажите комментарий.
Нажмите «Запросить отправку квитанции».
При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.
Руководителю отправится письмо с приглашением и инструкцией.
Документы СЭДО
В Экстерне есть возможность автоматически получать входящие документы с сертификатом оператора ЭДО. Документы будут загружаться автоматически сразу после поступления в Экстерн. В таком случае для прочтения документов СЭДО сертификат руководителя не понадобится. Подробнее см. в статье.
Чтобы настроить получение входящих СЭДО сертификатом оператора:
Проверьте, что организация подключена к СЭДО. Для этого откройте «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика» → «Настройки СФР». В поле «Получать требования, справки о расчетах и документы по проактивным выплатам через СЭДО» должна стоять галочка.
Если организация не подключена, отправьте подписку по инструкции Подключение к СЭДО.
Откройте «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки» → «Загрузка входящих СФР». Выберите пункт «Всегда». Документы будут загружаться автоматически после проверки сертификата для подписи: если организация еще не получала документы СЭДО, первый раз нужно будет предъявить сертификат организации.
Если кнопка неактивна, попросите своего администратора выполнить эти действия.
Чтобы вовремя загрузить документы СЭДО сертификатом организации, настройте уведомления о входящих документах СЭДО.
Когда придет письмо о входящих СЭДО, если в списке организаций, по которым нужно сделать запрос, есть организация на дистанционном подписании, попросите директора зайти в Экстерн и запросить входящие документы (инструкция для директора). После этого следующие входящие будут доступны сразу после поступления.
Каждый день сервис проверяет, соблюдаются ли условия, необходимые для успешной автоматической загрузки документов.
Возможность будет приостановлена для организации, если у нее:
Не действительны или отозваны сертификат и МЧД, которые были предъявлены перед включением автоматической загрузки.
Истек срок действия лицензии на право использования сервиса.
Для активации автоматической загрузки документов проверьте настройки по инструкции.
Хранение в расшифрованном виде
Рекомендуем включить хранение в расшифрованном виде по инструкции. Это позволит просматривать и распечатывать отправленные руководителем отчеты, а также расшифрованные руководителем входящие документы.
Чтобы руководителю не нужно было заходить в каждый документ для расшифровки, и вы своевременно получали доступ к расшифрованным входящим документам, рекомендуем установить на компьютер руководителя приложение «Криптопомощь». Подробнее о возможностях приложения.
Отчитайтесь легко и без ошибок
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.
Руководителю отправится письмо с приглашением и инструкцией.
