Работа с входящими документами
Входящие документы от контролирующих органов (письма, ответы на отчеты, требования) зашифрованы на сертификат, которым были подписаны исходящие документы. Для расшифровки руководитель должен открыть полученный документ, предварительно подключив токен с сертификатом к компьютеру или установить программу для автоматической расшифровки входящих документов Контур.Архив.
Хранение в расшифрованном виде
Рекомендуем включить хранение в расшифрованном виде — это позволит просматривать и распечатывать отправленные руководителем отчеты, а также расшифрованные руководителем входящие документы. Настройка включается в разделе «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки» → «Расшифрованные документы».
Чтобы руководителю не нужно было заходить в каждый документ для расшифровки, и вы своевременно получали доступ к расшифрованным входящим документам, рекомендуем установить на компьютер руководителя программу Контур.Архив.
Уведомления
Чтобы руководитель оперативно узнавал о входящих ответах на отчеты, требованиях, письмах, рекомендуем подключить бесплатные уведомления:
- Уведомления на почту.
Позволят перейти в Контур.Экстерн по ссылке из письма, и письма не потеряются. Пришлите руководителю ссылку https://extern.kontur.ru/#/notificationSettings и подскажите, какие пункты стоит отметить галочкой.
- Мобильное приложение. Подробнее о мобильном приложении.
Руководитель сразу видит push-уведомление, где бы он ни находился. Руководитель может скачать приложение «Контур.Экстерн» в AppStore или Google Play и войти по своему логину и паролю.
Ответ на отчет
Для большинства отчетов вы увидите статус приема еще до расшифровки документа руководителем. Однако, если вам необходимо напечатать полученный документ, попросите руководителя расшифровать полученный протокол.
Требование ФНС
Работа с требованием
Требования по организации будут доступны руководителю из его учетной записи, в том числе требования за последний месяц до подключения подписания: это позволит расшифровать требование, если оно еще не было расшифровано, подписать квитанцию или отправить переданный ответ на требование. Новые требования будет получать и руководитель, и бухгалтер с доступом к организации руководителя — если в настройках подписания ФНС в Реквизитах плательщика указан сертификат руководителя (он скопируется бухгалтеру, когда руководитель выберет этот сертификат для подписи).
- Руководитель открывает требование (на компьютере с токеном).
- Контур.Экстерн расшифровывает требование. Вы можете ознакомиться с самим требованием и начать готовить ответ.
- Если у руководителя подключена автоматическая отправка квитанций о получении требования, Контур.Экстерн формирует квитанцию и отправляет ее за 18 часов до окончания срока отправки квитанции. Если руководитель не подключил автоматическую отправку квитанций, ему понадобится заново открыть требование и отправить квитанцию, когда вы ему скажете.
- Подготовьте ответ на требование и/или опись истребуемых документов и отправьте руководителю на подпись (точно так же, как отчеты).
Вы можете обратиться в техподдержку и получить консультацию по удаленному подключению к другому компьютеру.
Приглашение для расшифровки требования или отправки квитанции
Вы можете пригласить руководителя расшифровать требование ФНС или отправить квитанцию:
- Откройте страницу документооборота по требованию.
- Нажмите «Запросить расшифровку».
- В открывшемся окне выберите действия, которые руководитель должен совершить с документом:
- «Только расшифровать» — отправится приглашение с просьбой только расшифровать требование.
Если у бухгалтера включена автоматическая отправка квитанций, то эта возможность будет доступна и руководителю. Когда руководитель расшифрует требование, квитанция подпишется автоматически и будет отправлена за 18 часов до крайнего срока.
- «Расшифровать и отправить квитанцию» — отправится приглашение с просьбой расшифровать требование и отправить квитанцию в ответ на него.
- «Другое» — отправится приглашение с просьбой выполнить другое действие.
При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.
- «Только расшифровать» — отправится приглашение с просьбой только расшифровать требование.
- Укажите комментарий.
- Нажмите «Запросить расшифровку». Письмо с приглашением и инструкцией отправится руководителю.
- Откройте страницу документооборота по требованию.
- Нажмите «Отправить квитанцию о приеме» → «Запросить подпись руководителя».
Возможность отправки приглашения остается, даже если квитанция о приеме уже сформирована автоматически.
- В открывшемся окне при необходимости укажите комментарий.
- Нажмите «Запросить отправку квитанции».
Руководителю отправится письмо с приглашением и инструкцией.При необходимости вы можете скопировать ссылку на требование, нажав «Скопировать ссылку на требование», отправить ее руководителю любым удобным способом и объяснить, какое действие от него требуется.
Документы СЭДО
Подпишитесь на уведомления о новых входящих документах СЭДО, чтобы своевременно узнавать об их поступлении. Для этого в разделе «Уведомления на почту и телефон» поставьте галочку в пункте «Пришло новое извещение ФСС». Подробнее о настройке уведомлений.
Пока нет возможности отправить руководителю на подписание запрос входящих документов СЭДО. Запросить входящие документы СЭДО можно только сертификатом руководителя организации.
Если на почту пришло уведомление о входящих документах СЭДО, сообщите руководителям организаций, что нужно войти в Экстерн и запросить входящие документы.
Входящие документы СЭДО будут запрошены автоматически при входе в сервис при наличии сертификата организации, если фоновый запрос документов включен. Подробнее о фоновой загрузке документов.
Также документы можно запросить с помощью кнопки «Загрузить входящие из ФСС» в разделе «Проактивные выплаты» → «Входящие».
Если вам не хватает какой-то информации в инструкции, напишите нам. Также будем рады получить от вас обратную связь о работе сервиса.