Машиночитаемая доверенность в КЭДО

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный вариант бумажной доверенности в формате XML для использования в ЭДО. МЧД применяется, когда сотруднику с КЭП на физическое лицо нужно делегировать полномочия на подписание документов от лица компании. Применение МЧД обязательно с 1 сентября 2023 года.

Кому нужно применять МЧД в КЭДО

Переход на МЧД затрагивает только должностных лиц, которые подписывают электронные документы от лица компании. Для рядовых сотрудников, подписывающих документы от своего лица, нововведений нет.

Законодательством пока не предусмотрена ответственность за неприменение МЧД. Документы, подписанные от лица работодателя сертификатом ФЛ без приложения МЧД, не будут обладать юридической силой. Также операторы информационных систем могут установить технические ограничения на использование электронных подписей физлиц без МЧД, что заблокирует уже внедренный в компании электронный документооборот. Рекомендуем заранее выпустить МЧД на сотрудников-представителей.

Полномочия в МЧД для КЭДО

Как можно указать полномочия:

• Выбрать из справочника. В классификаторе Единой системы нормативно-справочной информации (ФГИС ЕСНСИ) для обмена кадровыми документами сейчас есть только одно полномочие — подписание кадровых документов от лица работодателя. Поэтому в этом случае будет выдано полномочие на подписание всех кадровых документов.
• Описать в свободной форме. Этот вариант позволяет ограничить полномочия представителя и выдать их на нужные типы кадровых документов (например, только касающиеся отпусков).

Создание и регистрация новой МЧД

Выпустить доверенность можно одним из способов:

1. Воспользоваться сервисом Контур.Доверенность. В нем можно создавать, подписывать, передавать в распределенный реестр ФНС, проверять и отзывать МЧД. Доверенность после выпуска всегда регистрируется в реестре ФНС.
   Процесс выпуска доверенности зависит от роли пользователя. Подробнее см. инструкции:
   • о порядке работы в Контур.Доверенности,
   • как выпустить МЧД  в Контур.Доверенности.
2. Создать доверенность на сайте реестра машиночитаемых доверенностей. Подробнее см. в инструкции Выпуск МЧД на портале ФНС.

Полученный XML-файл доверенности должен быть подписан сертификатом руководителя.

Работа с МЧД в КЭДО

Заранее загружать МЧД в КЭДО не нужно, виджет для выбора доверенности появится в момент подписания документа. Если у вас уже есть готовая МЧД, ее можно будет загрузить и сразу прикрепить к документообороту. Если МЧД еще нет, то ее нужно оформить и загрузить в реестр доверенностей ФНС.

Указание МЧД при подписании в КЭДО обязательно, если соблюдаются два условия:

• в маршруте документооборота указана необходимость приложить МЧД;
• подписант выбрал КЭП на физлицо либо КЭП на стороннюю организацию или ИП (ИНН не совпадает с ИНН текущей организации КЭДО).

Если сотрудник выбрал КЭП физлица для подписания документа, но в маршруте не указана обязательность МЧД, то доверенность может быть указана по его желанию.

Перечень документов, которые необходимо подписывать со стороны работодателя квалифицированной электронной подписью, перечислен в статье.

Импорт существующей и регистрация новой МЧД в КЭДО

Добавить МЧД для работы в КЭДО можно только на шаге подписания документа с МЧД. Есть два варианта импорта:

• Если МЧД оформлена и уже добавлена в реестр доверенностей ФНС. 
  Чтобы импортировать МЧД в сервис при подписании документа по регистрационному номеру:
  1. Нажмите «+ Добавить доверенность».

     

  2. Выберите вкладку «Найти в реестре» и заполните регистрационный номер МЧД.
     Поле «ИНН доверителя» заполнится автоматически значением ИНН из текущей организации КЭДО.

     

  3. Нажмите «Добавить».

  4. МЧД будет найдена в реестре доверенностей ФНС и отобразится в списке доверенностей КЭДО.
     Выберите доверенность и нажмите «Продолжить», чтобы подписать документ.

     

• Если МЧД оформлена, но еще не добавлена в реестр доверенностей ФНС.

  1. ​Нажмите «+ Добавить доверенность».

     

  2. ​Выберите вкладку «Загрузить файл». Загрузите файл МЧД в формате XML и файл открепленной подписи доверителя в формате SIG.

     

  3. Нажмите «Добавить».

  4. МЧД будет добавлена в реестр доверенностей ФНС. Процесс добавления может занять некоторое время. После успешной обработки доверенность отобразится в списке доверенностей КЭДО.
     Выберите доверенность и нажмите «Продолжить», чтобы подписать документ.

     

     ​

Обязательность МЧД в маршруте

Чтобы указать обязательность МЧД в маршруте, добавьте участника в маршрут, затем установите галочку «Только с МЧД».

В этом случае подписант не сможет подписать документ без доверенности, если будет использовать КЭП физлица или КЭП на организацию, отличную от текущей. При использовании КЭП на ЮЛ или НЭП подписать можно будет без МЧД.

Подписание документа с МЧД

1. В зависимости от обязательности МЧД:
   • Если в маршруте указан признак «Только с МЧД», нажмите кнопку «Подписать» и выберите КЭП из списка.

     

   • Если в маршруте обязательность МЧД не указана, но вы хотите приложить МЧД, проставьте отметку «С выбором МЧД» и выберите сертификат КЭП из списка. 
     При выборе сертификата НЭП приложить МЧД не получится, документ сразу будет подписан НЭП. 

     

2. В открывшемся окне появится список доверенностей. В нем отобразятся все доверенности, ранее загруженные в сервис Контур.Доверенность.
   Доверенности, которые скоро заканчиваются, отмечены значком . Также сервис показывает МЧД с передоверием.
   Выберите МЧД и нажмите кнопку «Продолжить». 

   

3. После успешной обработки появится сообщение о том, что подпись проверяется.
    

   

   
   В маршруте документооборота появится событие «Вы подписали. Подпись проверяется». 
    

   

   
   Шаг маршрута будет считаться завершенным только после успешной проверки подписи и МЧД.

После завершения документооборота:

• Сведения об МЧД отобразятся в синем штампе. Будет указан регистрационный номер МЧД, дата и время проверки подлинности доверенности.

  

• Сведения об МЧД отобразятся в XML описании кадрового документа. В архиве документооборота будет сохранен файл МЧД в формате XML и открепленный файл подписи доверителя в формате SIG.