Чтобы управлять преднастроенными маршрутами, можно импортировать таблицу Excel. Для этого в разделе «Маршруты» нужно нажать . О том, как работать с преднастроенными маршрутами без импорта таблицы, читайте в инструкции Настройка маршрутов в веб-сервисе.
Раздел доступен только для сотрудников с правом «Просмотр и редактирование преднастроенных маршрутов организации» в личных настройках.
Обратите внимание, что маршрут с листом ознакомления с документом неформализованного типа здесь настроить нельзя. Для настройки таких маршрутов обратитесь в техподдержку.
Работа со списком преднастроенных маршрутов
Нажмите «Скачать список маршрутов», чтобы скачать свежую версию шаблона маршрутов и справочников.
Откройте файл и отредактируйте таблицу:
Удалите из файла все маршруты, в которые не требуется вносить изменения.
Чтобы добавить новый маршрут, заполните информацию о нем в новой строке, поле «Id маршрута» должно быть пустым.
Чтобы удалить устаревший маршрут, напишите любую дату в поле «Удален» этого маршрута. Удаленный маршрут больше не будет попадать в выгрузку.
Чтобы изменить маршрут, внесите изменения в строку с соответствующим «Id маршрута».
Сохраните файл шаблона с изменениями.
Загрузите файл. Он должен быть формата ХLS, размером до 150 Мб.
Подождите, пока маршруты создаются в сервисе.
При успешном импорте появится сообщение «Загрузка успешно завершена».
Если при загрузке обнаружатся ошибки, появится сообщение об этом.
Скачайте список ошибок, чтобы их исправить и загрузить шаблон с маршрутами заново. В списке будет указано, в какой строке допущена ошибка.
Правила создания маршрутов
Сотрудники, подразделения, должности в подразделениях и типы документов должны быть созданы в КЭДО до настройки маршрутов. Если каких-то данных не хватает, то добавьте их до скачивания списка маршрутов.
При создании документа его маршрут определяется по подразделению, в котором работает сотрудник-инициатор, и по выбранному типу документа. Поэтому каждое сочетание типа документа и подразделения может использоваться только один раз.
Если у дочернего подразделения нет своих маршрутов, у него будут работать маршруты родительского подразделения.
Если в дочернем подразделении настроен хотя бы один собственный маршрут, маршруты от родительского подразделения работать здесь уже не будут.
Если необходимо, чтобы у руководителя отдела и его сотрудников были разные маршруты, для руководителя нужно создать отдельное подразделение со своими маршрутами.
В маршруте должен быть хотя бы один участник помимо отправителя и один подписант (им может быть и отправитель).
Если среди шагов нет подписанта, инициатор обязательно должен указать тип подписи.
Участника, от которого требуется действие, можно указать следующим образом:
сотрудника: по ФИО или id сотрудника,
должность: по названию подразделения и должности или id должности в подразделении,
Если указать как участника подразделение или должность в подразделении, документы получат все подходящие сотрудники.
Если в любом из справочников есть совпадающие значения, при экспорте и импорте следует пользоваться id вместо названия. Например, если в разных подразделениях есть должности с одинаковым названием.
Маршрут с листом ознакомления с документом неформализованного типа настраивается только через обращение в техническую поддержку.
Заполнение шаблона
Шаблон состоит из нескольких листов: маршруты, инструкция, подразделения, должности в подразделениях, сотрудники, названия управленческих функций, типы документов и параметры.
Маршруты
На этом листе перечислен список уже существующих маршрутов. Если таких еще нет, список будет пустым. Для создания новых маршрутов заполните этот лист.
Преднастроенный маршрут
id маршрута — идентификатор маршрута в системе. Формируется автоматически.
Название маршрута — произвольное название.
Создан — дата создания маршрута. Формируется автоматически при создании.
Удален — дата удаления маршрута. Ячейка заполняется только для удаления маршрута.
По умолчанию — поле для назначения маршрута по умолчанию. Укажите «Да» или «да» в этом поле у маршрута, который нужно будет применять для тех типов документов в подразделении, для которых еще не настроен собственный маршрут.
Маршрут по умолчанию в подразделении может быть только один.
Тип документа — название типа документа, для которого предназначен маршрут.
Когда сотрудники будут загружать документы, они смогут выбирать тип документа из раскрывающегося списка. На основании этого типа подтянется заранее настроенный маршрут.
Также тип документа можно привязать к шаблонам. В зависимости от того, какой тип документа привязан к шаблону, подтянется преднастроенный маршрут.
Если нужно использовать в одном подразделении несколько формализованных типов «Иные документы» с кодом 12.999, придумайте уникальное название каждому такому типу, а в скобках укажите "(Иные документы)". Затем обратитесь в техническую поддержку, чтобы настроить их в сервисе.
Пример: название типа «Ежегодный отпуск», код 12.999. Такой тип будет заведен как формализованный под кодом 12.999, но в КЭДО будет называться «Ежегодный отпуск».
Подразделение — дословное название подразделения, созданного в КЭДО. Маршрут будет подтягиваться только для сотрудников-инициаторов из этого подразделения.
Если в сервисе есть подразделения с одинаковыми названиями, укажите id подразделения. Его можно найти на вкладке «Подразделения».
Инициатор
Здесь указывается тип подписи для инициатора отправки документа.
Если подпись не нужна, оставьте поле пустым. Однако среди других шагов маршрута обязательно должен быть «Подписант».
Возможны комбинации из значений, перечисленных через запятую:
КЭП,
НЭП,
ПЭП,
МЧД (КЭП) — подписание с обязательным приложением МЧД.
Пример: «КЭП, ПЭП» — на этапе маршрута от получателя документа будет ожидаться подпись ПЭП или КЭП.
Этап маршрута
Действие показывает, какое действие будет совершать участник (сотрудник, подразделение, должность) на этом этапе.
Можно указать следующие значения:
Согласовать — участник согласует документ. Тип подписи для этого шага всегда ПЭП.
Подписать — участник подписывает документ.
Наблюдать — участник следит за документооборотом, никаких действий с документом не требуется. Наблюдатель увидит документ в КЭДО тогда, когда до него дойдет очередь в цепочке маршрута. Тип подписи для этого шага не указывается.
Подразделение заполняется, если участник этапа — это подразделение или должность в подразделении.
Должность в подразделении заполняется, если участник этапа — это должность в подразделении.
Название управленческой функции, если участник этапа — исполнитель управленческой функции, подчиненным которой является отправитель. Подробнее о функциях читайте в инструкции Управленческие функции.
Тип подписи — каким типом подписи должен быть подписан документ. Может быть пустым или принимать значения:
КЭП,
НЭП,
ПЭП,
МЧД (КЭП) — подписание с обязательным приложением МЧД.
Подразделения
Здесь перечислены все подразделения, созданные в КЭДО. На этой вкладке можно посмотреть id подразделения, название, родительское подразделение.
Должности в подразделениях
Здесь описаны все должности, заведенные в подразделениях. Подразделения выделены жирным шрифтом.
Сотрудники
На этом листе перечислены все сотрудники, работающие в КЭДО. Id сотрудника и идентификатор нужны для того, чтобы различать однофамильцев.
Типы документов
По умолчанию в каждой организации заведено 124 системных формализованных типа кадровых документов и один неформализованный тип. Типы документов, созданные для организации, тоже будут перечислены в этом справочнике. Новые типы документов создаются через техподдержку.
