Обычный маршрут

Маршрут — заданный путь документа в системе. В нем указаны участники и их действия на каждом этапе документооборота. Маршрут направляет движение документа и предлагает действия, которые с ним должны совершить.

В веб-сервисе маршрут отправленного документа можно увидеть в нижней части интерфейса любого документооборота, в блоке «События».

Особенности работы с маршрутами

• Маршрут настраивается каждый раз перед отправкой документа, если в организации не установлены преднастроенные маршруты.
• В маршруте должен быть хотя бы один подписант. Это может быть как отправитель документа, так и любой другой участник.
• Участник шага маршрута получит доступ к документу, как только до него дойдет очередь. Если участников шага несколько, они получают доступ к документу одновременно.
• Максимальное суммарное количество участников документооборота — 900 участников.

Когда настраивается маршрут

При подготовке документа для отправки сформируйте его по шаблону или загрузите свой документ (подробнее читайте в статьях Отправка документа по шаблону и Отправка произвольного документа). После проверки типа документа сервис перейдет к маршруту.

На первом шаге показан отправитель — сотрудник, загрузивший документ. Для отправителя в маршруте можно выбрать тип подписи либо поставить отметку «Не подписывать». Здесь можно прикрепить машиночитаемую доверенность (МЧД), если отправитель подписывает документы от имени организации, и оставить комментарий.

Шаги маршрута

Чтобы добавить в маршрут следующие шаги, нажмите ссылку «Добавить». 

Шаг маршрута определяет, какое действие нужно будет совершить участнику (сотруднику, подразделению или должности) или нескольким участникам. Возможные варианты:

1. Согласование — участник согласует документ. При добавлении согласующего тип подписи не выбирается. Можно задать срок выполнения.

   

   Доступные для согласующего действия: «Согласовать» или «Отклонить». Согласующий может оставить комментарий при обработке документа для всех участников маршрута. В случае успешного согласования документ пойдет дальше по маршруту. Если согласующий отклонит документ, отправитель об этом не уведомляется.
2. Подписание — участник подписывает документ. При добавлении подписанта задайте тип подписи: «КЭП», «НЭП» или «ПЭП». 
   Если при подписания с КЭП потребуется приложить МЧД, отметьте «Только МЧД».
   Можно задать срок выполнения.

   

    Доступные для подписанта действия: «Подписать» или «Отклонить». В случае подписания документ пойдет дальше по маршруту. В случае отказа документооборот завершится, а отправителю документа придет уведомление об отклонении.
3. Ознакомление — работает только для неформализованных типов документов. В кадровых документах шаг ознакомления добавить нельзя, но после завершения документооборота можно запустить процесс ознакомления с документом. Подробнее про это читайте в статье Ознакомление.
   Выберите тип подписи. Здесь можно задать срок ознакомления.

   

4. Наблюдение — участник только просмотрит документооборот. От него не требуется никаких действий с документом, участник не влияет на движение документа. Наблюдатель увидит документ в КЭДО только тогда, когда до него дойдет очередь.

   

Участники

Сначала выберите вкладку с типом участника (подразделение или должность, сотрудник, управленческая функция), затем найдите конкретного участника в списке.

Виды участников:

• Сотрудник. Укажите ФИО конкретного сотрудника. Можно поставить отметку, что документ не нужно передавать замещающему.

  

• Подразделение. Выберите наименование подразделения. В этом случае любой сотрудник подразделения сможет обработать документ.
  Оставьте поле «Должность» пустым либо выберите значение «Без указания должности».

  

• Должность. Сначала выберите подразделение, затем должность из раскрывающегося списка. Все сотрудники, состоящие на этой должности в указанном подразделении, получат документ.

  

• Управленческая функция. Документ получат все исполнители, указанные в выбранной функции. Их список можно будет просмотреть после добавления такого вида участника.

  

Можно добавлять несколько участников, если порядок обработки документа участниками не имеет значения. Все участники смогут обработать документ независимо друг от друга. 

Для добавления нескольких участников нажимайте «+ Добавить участника» или загрузите файл с расширением CSV по ссылке «Загрузить участников». Подробнее о добавлении сотрудников из списка читайте в статье Массовое добавление участников на шаге маршрута.

Настройки шага с несколькими участниками:

• Тип подписи и срок выполнения единые для всех участников.
• «Кто должен подписать/согласовать». Здесь можно выбрать, чье участие нужно для перехода документа на дальнейший шаг маршрута: всех участников или любого из них.
• «Завершить маршрут при отказе». Можно выбрать, сколько отказов нужно для завершения документооборота: всех участников или одного из них.

Чтобы запустить документ по маршруту, в нижнем левом углу нажмите кнопку «Подписать и отправить» либо «Отправить» (если вы не подписываете документ). 

В модуле 1С КЭДО маршрут создается аналогичным образом.

Изменение маршрута после отправки документа

• Изменить маршрут могут только те участники этого документооборота, у которых в доступах есть разрешение на редактирование маршрута в документе. Также это может сделать сотрудник с правами на просмотр всех документов организации (ему не обязательно участвовать в документообороте).
• Если от сотрудника сейчас требуется выполнить действие по маршруту, он сможет поменять маршрут только после себя для других. Изменить действие для себя самого он не может.
• Тип подписи в маршруте можно изменить только на тот тип, который разрешен в настройках организации.
• Изменить можно только ту часть маршрута, которая еще не была пройдена, а также подписанта и типы подписей для него.
• Изменение маршрута возможно, пока документооборот не завершен.

1. Нажмите ссылку «Изменить маршрут».

   

2. Выполните нужное действие:

   • Чтобы удалить шаг, нажмите на значок .

     

   • Чтобы отредактировать шаг, нажмите на значок . В открывшейся форме внесите правки.

     

   • Если требуется поменять шаги местами, нажмите курсор на кружок слева от нужного шага и переместите этот шаг, не отпуская курсор.

     

   • Чтобы добавить шаги маршрута, нажмите на ссылку «Добавить» под маршрутом.