Формирование и отправка УПД и счетов-фактур

1. В разделе «Документы» нажмите «+ Новый документ».

   Если нет раздела «+ Новый документ», обратитесь к сотруднику с правами администратора в Диадоке, чтобы он выдал права на создание документов. Подробнее см. в статье Работа с сотрудниками.

   

2. Выберите способ подготовки:
   • Создать вручную. В блоке «Создать в редакторе» нажмите «УПД». Откроется страница создания УПД. Заполните поля. Подробнее как заполнить данные см. в разделе Заполнение документов.
   • Загрузить файл документа. Нажмите на кнопку «Выбрать файл». Выберите файл и нажмите на кнопку «Открыть».

     Файлы УПД и счетов-фактур возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
     Проверить XML-файл на соответствие форматам ФНС можно на нашем сайте.

     При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.

     Если нужно внести изменения в документ, нажмите на ссылку с его названием, затем на ссылку «Редактировать».

     Если XML-файл не соответствует установленному формату, Диадок сообщит об этом и предложит отредактировать его.
3. После загрузки в окне отобразится контрагент, название файла, его размер, сумма всего по документу и сумма НДС.
   При необходимости напишите комментарий.

   

4. Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Отправить». Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
5. Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
6. При необходимости добавить еще документы, нажмите на ссылку «Загрузить еще» или «Создать в редакторе».

   При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию объединить в пакет (устанавливается флажок «Объединить все документы в один пакет»). Объединенные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью ссылки «Пакет из (количество) документов» непосредственно на странице документа.

   На любом этапе создания и отправки документа (документов) его можно сохранить как черновик с помощью ссылки «Сохранить в черновиках». Документ (документы) сохранится в папке «Черновики» (см. статью Черновики).

   Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
7. После добавления всех необходимых документов нажмите на кнопку «Подписать и отправить».

   Кнопка «Подписать и отправить» недоступна, если у пользователя несколько сертификатов и ни один не выбран для подписания документов. Выберите нужный с помощью ссылки «выбрать». 

   Сменить  сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.

8. Если ранее не было отправлено заявление участника электронного документооборота, то в открывшемся окне нажмите на кнопку «Заполнить заявление», заполните его и отправьте.

Пакет подписан, отправлен и перемещен в папку «Исходящие».

Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Статус прохождения отображается на странице просмотра документа.

Согласно приказу Министерства финансов № 14Н от 05.02.2021 при получении счета-фактуры нужно подписать извещение о получении. При работе в сервисе с сертификатом Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. При этом:

• Если в Диадоке выбран сертификат, используемый по умолчанию, то подписание извещения происходит без участия пользователя. Как установить сертификат по умолчанию см. в статье Персональные настройки.
• Если сертификат по умолчанию не выбран, то при подписании каждого извещения потребуется вводить пин-код, т. к. при каждом подписании Диадок обращается к закрытому ключу сертификата. Если извещений несколько, то пин-код потребуется вводить несколько раз.

В Диадоке есть возможность отключить автоматическое подписание извещений о получении документов через веб-интерфейс. В этом случае извещение о получении можно подписать только через интеграционное решение. Для отключения автоподписания извещений обратитесь в техподдержку сервиса по телефону 8-800-500-1018 или по электронной почте diadoc@kontur.ru.

Если в УПД содержится информация о товарах, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (например, табачной продукции), то она автоматически передается в ГИС МТ «Честный ЗНАК» (подробнее см. Работа с маркированными товарами в Диадоке).