1. EDI
  2. Работа с заказом
  3. Вопросы по работе с документами сетей

Вопросы по работе с сетью «Лента»

Что делать, если торговая сеть долгое время не подписывает документ и при этом нет никаких уведомлений об уточнении?

Обычно торговая сеть подписывает документы в течение 3-х дней.

При возникновении вопросов, связанных с подписанием документов и оплат поставок, обратитесь к вашему инвойс-контролеру на стороне сети. Вопросы по поставкам товара необходимо адресовать приемщику.

Для решения проблемы обратитесь:

  • по общим вопросам приемки по адресу HotlineSC@lenta.com или к вашему категорийному менеджеру на стороне сети;
  • по вопросам электронного документооборота по адресу eworkflow@lenta.com.

Что делать, если сеть не видит документ в своей учетной системе и рекомендует обратиться к провайдеру?

Торговая сеть работает по двум основным схемам:

  1. УПД СЧФДОП. В таком случае входящая поставка в системе Ленты формируется по УПД (сообщению INVOIC).
  2. УПД СЧФ. В таком случае входящая поставка в системе Ленты формируется по отгрузке (сообщению DESADV).

Если сеть сообщает, что документа нет в системе:

  1. Проверьте в мониторинге, создана ли входящая поставка по документу. Для этого найдите сообщение INVOIC или DESADV (зависит по какой схеме работает торговая сеть). Как искать сообщения в мониторинге, см. инструкцию.
  2. Если входящая поставка создана, сообщите ее номер сотруднику торговой сети на приемке. По этому номеру сотрудник сети должен будет найти документ в системе.

Если сотрудники торговой сети не смогли найти документ в системе, проверьте требования к документам ниже.

Если требования не соблюдены, исправьте документ соответствующим для ситуации образом.

Если требования соблюдены, напишите в чат техподдержки:

  1. Номер заказа и/или номер проблемного документа.
  2. Опишите возникшую ситуацию.
  3. Добавьте вложением полную переписку с торговой сетью по вашему вопросу.

Требования к документам и особенности работы
  • Номер УПД должен быть уникален в пределах одного года. Например, если вы дважды отправите УПД №15 в рамках текущего года, сеть увидит только первый документ с таким номером, второй документ не будет загружен в учетную систему торговой сети.
  • Имя файла документа и тег «ИдФайл» в документе должны быть уникальными, согласно формату 820 приказа ФНС:
    • имя файла можно увидеть, скачав документ в Диадоке;
    • «ИдФайл» можно посмотреть, открыв скачанный файл;
    • проверить уникальность можно при вводе значения из тега «ИдФайл» в строку поиска документа в Диадоке. Если ранее отправленный документ с указанным значением найден, значит значение не уникально.
  • Дата УПД считается корректной, если:
    • она не превышает дату отправки документа более, чем на 1 день;
    • она не меньше даты отправки более, чем на 31 день.
  • Если в УПД есть ошибки, в качестве их исправления сеть принимает корректировочные документы (УКД) или исправительные (ИУПД). Переотправка первичного УПД не используется.
  • Сеть принимает УКД только когда документ принят с разногласиями, т. е. если был сформирован Акт разногласий.
  • УКД сеть обрабатывает только в фактурной части, как документ с функцией КСЧФ. То есть при отправке УКД с функцией КСЧФДИС, со стороны сети будет сформировано только извещение о получении. Подписи на документ не будет.
  • Единица измерения УПД должна совпадать с единицей измерения в заказе.
  • С аннулированием документов сеть не работает.
  • При отправке ИУПД необходимо формировать его с уникальным номером исправления нарастающим итогом: 1, 2, 3...
  • Если поставщик не поставляет товарную позицию, то при отправке УПД ее необходимо удалить из табличной части.
  • Если поставщик получил письмо от торговой сети (ТС), в котором написано «Настоящим уведомляем и просим Вас аннулировать в учете ошибочное Уведомление об уточнении. Нижеперечисленные документы приняты к учету. Документооборот завершен», то поставщику нужно игнорировать полученные уведомления об уточнении на его документы, так как ТС их приняла. Аннулировать УПД не нужно.
  • Если поставщик ошибся в номере УПД, то:
    1. Ему нужно связаться с приемщиком/категорийным менеджером сети и попросить удалить входящую поставку из системы.
    2. После удаления неверных данных из системы сети поставщику необходимо отправить корректный УПД.

Что делать, если сеть прислала уведомление об уточнении и не подписывает документ?

Ознакомьтесь с текстом уведомления и исправьте замечания, на которые указывает торговая сеть в этом уведомлении. Какие могут быть уведомления, причины их возникновения и способы решения, см. в таблице ниже.

Полезные инструкции:

Распространенные уведомления об уточнении, комментарии к отказу в подписи, ошибки при отправке INVOIC, их причины и способы исправления:

Текст ошибки/отказа/уточнения Причина и способы исправления

Ошибка при проверке подписи

ЭЦП не прошла проверку подлинности. Предоставьте исправленный документ

Причина:
Есть несколько возможных причин:

  • Подлинность сертификата не подтверждена.
  • Сертификат не зарегистрирован в учетной системе торговой сети.

Для исправления ошибки:

  1. Скачайте открытый ключ сертификата, которым был подписан документ, по инструкции.
  2. Проверьте подлинность сертификата. Для этого загрузите открытый ключ на сайте Госуслуг.
  3. Если сертификат прошел проверку, на сайте появится уведомление «Подлинность сертификата ПОДТВЕРЖДЕНА».
    Для решения ошибки напишите в чат техподдержки, в сообщении укажите:
    1. Номер заказа и/или номер проблемного документа или ссылку на него.
    2. Опишите возникшую ситуацию.
    3. Приложите открытый ключ сертификата вложением.
    4. Приложите переписку с торговой сетью по данному вопросу вложением, если она есть.
  4. Если сертификат не прошел проверку, на сайте появится уведомление «Подлинность сертификата НЕ ПОДТВЕРЖДЕНА».
    В этом случае отправьте ИУПД, подписав его другим сертификатом.

В EDI на INVOIC получена ошибка:

Документ отклонён

Причина:
Документ отправлен повторно с одним и тем же номером. В этом случае INVOIC будет отклонен, а на документ в Диадоке не будут получены ни извещение о получении, ни подпись.

Решение:

  • Если уведомление поступило на УПД — ранее был отправлен УПД с таким же номером, повторно отправленный документ сеть не примет. Если необходимо что-то исправить в первоначальном документе, создайте исправительный УПД (ИУПД).
  • Если уведомление поступило на ИУПД — ранее был отправлен ИУПД с таким же номером к текущему УПД. Для исправления создайте новый ИУПД со следующим порядковым номером. Например, если ранее отправляли ИУПД №2 к УПД №15, отправьте ИУПД №3 к УПД №15.

Ошибка в формате инфополя

(номер строки): в позиции отсутствует заполненное инфополе «номер_заказа»

Причина:
В документе не заполнено поле «номер_заказа».

Ошибка возникает, когда документ был сформирован не в EDI. Например, когда документ отправляется напрямую через веб-интерфейс или модуль Диадока. Именно при отправке документа из EDI в УПД попадают необходимые информационные поля для торговой сети.

Для исправления ошибки в сервисе EDI:

  1. Отправьте первоначальный УПД на основании сообщения INVOIC с тем же номером.
  2. Отправьте исправление (ИУПД) на отправленный УПД, чтобы он загрузился в учетную систему торговой сети.

Ошибка в поставке (ЕГАИС)

(номер строки): ШК (штрихкод товара): Отсутствует номер фиксации

Причины:

  • В документе не заполнено поле  «номер_фиксации» или заполнено некорректно.
  • В документе некорректно заполнено поле  «номер_фиксации».

Решение:
Проверьте номер фиксации ТТН в ЕГАИС и в документе. Если данные корректны, обратитесь за разъяснениями в торговую сеть по адресу egais@lenta.com.

Если номер фиксации в документе не указан или некорректный, создайте исправительный УПД (ИУПД) и укажите номер фиксации ТТН из ЕГАИС. Для этого воспользуйтесь одним из способов:

  • Чтобы сформировать и отправить ИУПД (I-INVOIC) в EDI, воспользуйтесь инструкцией.
    Номер фиксации заполняется в карточке I-INVOIC.
  • При отправке ИУПД из Диадока, номер фиксации заполняется в дополнительных сведениях к позиции, в поле «номер_фиксации».

Ошибка в поставке (ЕГАИС)

(номер строки): ШК (штрихкод товара): В базе ЕГАИС не найдена фиксация (номер фиксации)

Ценовые расхождения

(номер строки): ШК (штрихкод товара): цена по данным УПД - (цена из документа), по данным Ленты - (цена из заказа)

Причина: 

Есть несколько возможных причин:

  • Цена в документе отличается от цены из заказа.
  • При работе в модуле неверно настроен пересчет из упаковок в штуки, из-за чего цена в документе отправляется некорректная (не за упаковку, а за штуку).

Решение:

  1. Проверьте цены в документе.
  2. Если нашли ошибку, создайте исправительный УПД (ИУПД) с правильной ценой и отправьте документ по инструкции.
  3. При работе в модуле: если в документе была отправлена цена за штуку, а не за упаковку (коробку), настройте корректный пересчет по инструкции. Затем отправьте ИУПД.
  4. Если в документе цена корректная, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в торговую сеть.

Ошибка расчёта сумм

По позиции № (номер строки): ШК (штрихкод): Арифметическая ошибка при прямом и обратном расчете суммы НДС

Причина:
В документе некорректно указаны суммы.

Решение:

  1. Проверьте суммы в документе.
  2. Если нашли ошибку, создайте исправительный УПД (ИУПД — сообщение I-INVOIC) с правильной суммой и отправьте документ по инструкции.
  3. Если ошибок нет, но сеть прислала уточнение, обратитесь за разъяснениями в торговую сеть.

Ошибка в датах

На момент получения УПД, дата документа (дата) еще не наступила

Причина:
Дата УПД указана в будущем. Согласно основному регламенту торговой сети, она не должна превышать дату отправки документа более, чем на 1 день.

Для исправления ошибки воспользуйтесь одним из способов, выбор зависит от причины получения уведомления:

  • Если дата документа корректна, но вы отправили его раньше, чем нужно:
    Отправьте исправительный УПД (ИУПД), когда наступит дата, которую вы указали в УПД. Например, вы отправили 10-го ноября УПД №15 от 15.11.22. Для исправления необходимо 15-го ноября отправить ИУПД №1 от 15.11.22.
  • Если вы ошибочно указали дату УПД в будущем:
    1. Измените дату документа на корректную. Для этого создайте первоначальный INVOIC (УПД) с корректной датой документа и отправьте его торговой сети.
    2. Создайте ИУПД (I-INVOIC) к этому УПД (INVOIC). Дата ИУПД не должна быть больше даты УПД.
  • Если возникла нестандартная ситуация, обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.

Ошибка в данных товара

(номер строки): ШК (штрихкод товара): количество в УПД (количество в документе) превышает количество, открытое для поставки: 0.000

Причина:
Входящая поставка в учетной системе торговой сети была создана по DESADV (отгрузке) или по бумажной накладной.

Для исправления ошибки:

  1. Обратитесь в коммерческую службу торговой сети с просьбой снять индикатор конечной поставки со всех позиций в УПД.
  2. Когда индикатор конечной поставки снимут, обратитесь на приемку торговой сети по адресу HotlineSC@lenta.com с просьбой удалить созданную в системе входящую поставку.
  3. Когда входящую поставку удалят, отправьте исправительный УПД (ИУПД) на документ с уточнением, чтобы он загрузился в учетную систему торговой сети.
Заказ №(номер заказа) закрыт для создания входящих поставок

Причина:
Торговая сеть не ожидает документов по указанному заказу.

Решение:

  • Если поставки по указанному заказу не будет, уведомление об уточнении можно игнорировать.
  • Если поставка по указанному заказу будет, обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.

Ошибка в данных товара

(номер строки): ШК (штрихкод): не найден SSCC код по процессу Cross-Docking

Причина:
Сеть ожидает в УПД SSCC-коды по палетам.

Решение:
Создайте исправительный УПД (ИУПД), разбейте товары по палетам и отправьте документ в торговую сеть.

Для упаковки товаров по палетам воспользуйтесь инструкцией:

  • В веб-версии EDI разбить товары на палеты можно только в отгрузке. Поэтому сначала отправьте отгрузку с палетами. Для этого:
    1. Откройте заказ и нажмите «Добавить отгрузку».
    2. Заполните номер и дату накладной.
      Если необходимо отправить отгрузку с прежней датой накладной, укажите произвольный номер накладной при создании отгрузки.
      Затем поменяйте номер накладной на нужный в карточке созданного черновика отгрузки.
    3. Разбейте товары по палетам по инструкции.
    4. Отправьте отгрузку, для этого нажмите на кнопку «Отправить отгрузку и создать счет».
    5. После отправки отгрузки на ее основании будет сформирован новый черновик INVOIC. В черновике INVOIC заполните номер и дату исправления.
    6. Подпишите и отправьте документы в торговую сеть. SSCC-коды палет можно будет увидеть в отправленном документе.
      Нажмите на картинку, чтобы посмотреть ее в большом размере:

Ошибка в датах

Дата исправления (дата ИУПД) раньше даты УПД (дата УПД)

Причина:
Дата ИУПД меньше даты документа, к которому отправлен этот ИУПД.

Для исправления ошибки воспользуйтесь одним из способов, зависит от причины получения уведомления:

  • Если дата УПД корректна, но вы ошиблись с датой ИУПД:
    Отправьте новый ИУПД с корректной датой со следующим порядковым номером.
    Например, если ранее был отправлен ИУПД №1 к УПД №15, отправьте ИУПД №2. Дата ИУПД не должна быть больше даты УПД.
  • Если дата УПД изначально была указана некорректно и на него нужно отправить ИУПД:
    1. Измените дату документа на корректную. Для этого создайте первоначальный INVOIC (УПД) с корректной датой документа и отправьте его торговой сети.
    2. Создайте ИУПД (I-INVOIC) к этому УПД (INVOIC). Дата ИУПД не должна быть больше даты УПД.

Если возникла нестандартная ситуация, обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.

Документ отклонён

Получен УПД (номер УПД) с исправлением (номер ИУПД)

 Решение:
Обратитесь за уточнением в торговую сеть.

Ошибка в данных товара

(номер строки): ШК (штрихкод): Отсутствует обязательное инфополе вложенность

Причина:
В документе не заполнено обязательное поле «вложенность_кол».

Решение:
Вложенность — количество товара в упаковке (коробке). Указывается торговой сетью в заказе (ORDERS).

Чтобы вложенность из ORDERS подтянулась в УПД, необходимо в INVOIC отправлять те же данные по позиции, что указаны в ORDERS:

  • штрихкод;
  • код сети.

Если вложенность не подтянулась в УПД, значит в INVOIC были переданы некорректный штрихкод и/или код сети. Для исправления отправьте ИУПД с корректным штрихкодом и кодом сети.

  • При работе в модуле для 1С 8.x проверьте корректность сопоставления номенклатуры по инструкции. Исправьте сопоставление и отправьте ИУПД.
  • При создании ИУПД через мониторинг исправить штрихкод и/или код сети можно в карточке I-INVOIC. Для этого нажмите на позицию в табличной части.
    В открывшейся карточке товара укажите корректный штрихкод и код сети.
  • При создании ИУПД из веб-интерфейса EDI исправить штрихкод и/или код сети можно в черновике I-INVOIC. Для этого нажмите на позицию в табличной части.
    В открывшейся карточке товара укажите корректный штрихкод и код сети.
  • При создании ИУПД в веб-версии Диадока в табличной части заполните поля:
    • «вложенность_кол» — количество товара в упаковке.
    • «вложенность_океи» — код вложенной в упаковку единицы измерения по ОКЕИ. Например, если в упаковку вложены штуки, необходимо указать код 796.

Ошибка в данных товара

(номер строки): ШК (штрихкод): Единица измерения товара (единица измерения из документа) не совпадает с единицей измерения заказа (единица измерения из заказа)

Причина:
Единица измерения из документа не совпадает с единицей измерения из заказа.

Решение:
Создайте исправительный УПД (ИУПД), укажите в документе те же единицы измерения, что отправила торговая сеть в заказе (ORDERS).

  • Если вы работаете в модуле для 1С 8.x. Перед отправкой ИУПД (I-INVOIC) проверьте в нем корректность сопоставления номенклатуры по инструкции.
    Обратите внимание, если сеть в заказе отправляет единицу измерения «упаковка» (CT), то в сопоставлении также необходимо указать единицу измерения EDI «CT».
    При необходимости настройте пересчет из единицы EDI в единицу измерения в вашей учетной системе. Например, из упаковок в штуки.
  • Если вы создаете ИУПД через мониторинг, исправить единицу измерения можно в карточке I-INVOIC. Для этого нажмите на позицию в табличной части.
    В открывшейся карточке товара выберите единицу измерения, которую торговая сеть указала в заказе (ORDERS).
  • Если вы создаете ИУПД в веб-версии EDI, исправить единицу измерения можно в черновике I-INVOIC. Для этого нажмите на позицию в табличной части.
    В открывшейся карточке товара выберите единицу измерения, которую торговая сеть указала в заказе (ORDERS).
  • Если вы создаете ИУПД в веб-версии Диадока, вручную измените единицу измерения на нужную.
Отклонён. Отсутствует принятый к учёту УПД
Обращаем внимание, что Лента отражает к вычету сумму НДС по поставке, уменьшенную на сумму НДС товара, указанного в Акте разногласий

Причина:
УКД сформирован без Акта разногласий.

Решение:

  1. Проверьте, что Акт разногласий был сформирован. Увидеть Акт можно в титуле покупателя.
  2. Если Акт разногласий не был сформирован, но в первоначальном документе нужно что-то исправить, создайте и отправьте исправительный УПД (ИУПД).
  3. Если возникла нестандартная ситуация, обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.

Ошибка в данных товара

SSCC-код уже существует в системе Ленты

Причина:
В документе указан неуникальный номер палеты.

Решение:

Для исправления ошибки создайте I-INVOIC (ИУПД) и разбейте в нем товары на палеты, чтобы сформировались новые уникальные SSCC-коды. При необходимости отправьте новые палетные этикетки в торговую сеть по адресу HotlineSC@lenta.com (если вы работаете с сетью по схеме УПД СЧФДОП). Там их распечатают и самостоятельно наклеят на палеты.

Для формирования уникальных SSCC-кодов воспользуйтесь одним из способов:

  • Если вы работаете в модуле EDI для 1С 8.x:
    1. Добавьте к значению свойства «ПоследнийSSCCКод» +100. Для этого нажмите пункт меню «Операции» → «Регистр сведений...» → «Дополнительные реквизиты (Контур EDI)» → откройте свойство «ПоследнийSSCCКод» и увеличьте значение на 100 в поле «Значение», не меняя последнюю цифру. Например: если было 120000000100000066, исправьте на 120000000100000166. Сохраните изменения.
      Если версия модуля 4.41.0 и выше дополнительно необходимо добавить к значению свойства «НомерПоследнейУпаковкиSSCC» +10. Для этого нажмите пункт меню «Операции» → «Регистр сведений...» → «Дополнительные реквизиты (Контур EDI)» → откройте свойство «НомерПоследнейУпаковкиSSCC» и увеличьте значение на 10 в поле «Значение», не меняя последнюю цифру. Например: если было 15, исправьте на 25. Сохраните изменения.
    2. Сформируйте новые палеты в карточке I-INVOIC (ИУПД) по инструкции.
    3. Если первое решение не помогло и SSCC-коды дублируются, включите настройку в модуле: общие настройки модуля → вкладка «Прочие настройки» и установите флажок «Использовать резервную схему формирования SSCC». Для сохранения изменений нажмите на кнопку «ОК». Затем повторно сформируйте I-INVOIC (ИУПД).
  • Если вы работаете веб-интерфейсе EDI, разбить товары на палеты можно только в отгрузке. Поэтому сначала отправьте отгрузку с палетами. Для этого:
    1. Откройте заказ и нажмите «Добавить отгрузку».
    2. Заполните номер и дату накладной.
      Если необходимо отправить отгрузку с прежней датой накладной, укажите произвольный номер накладной при создании отгрузки.
      Затем поменяйте номер накладной на нужный в карточке созданного черновика отгрузки.
    3. Разбейте товары по палетам по инструкции.
    4. Отправьте отгрузку, для этого нажмите на кнопку «Отправить отгрузку и создать счет».
    5. После отправки отгрузки на ее основании будет сформирован новый черновик INVOIC. В черновике INVOIC заполните номер и дату исправления.
    6. Подпишите и отправьте документы в торговую сеть. SSCC-коды палет можно будет увидеть в отправленном документе.
      Нажмите на картинку, чтобы посмотреть ее в большом размере:
Существует взятый в работу УПД (номер УПД) от (дата УПД) по заказу №(номер заказа)

Причина:

Есть несколько возможных причин:

  1. Документооборот по заказу уже завершен.
  2. Торговая сеть ожидает УКД вместо ИУПД.

Решение:
Обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.
Ошибка в данных маркировки

(номер строки): ШК (штрихкод): для маркированного товара в УПД отсутствуют данные маркировки

Причина:
Сеть ожидает в документе коды маркировки/ОСУ.

Решение:
Создайте исправительный УПД (ИУПД), заполните в нем коды маркировки/ОСУ по подконтрольным товарам и отправьте его в торговую сеть.

Для заполнения кодов воспользуйтесь соответствующей инструкцией:

(номер строки): ШК (штрихкод): по данным Ленты товар не маркированный, марки не ожидаются

Причина:
Сеть не ожидает в документе коды маркировки/ОСУ.

Решение:
Создайте исправительный УПД (ИУПД), удалите в нем коды маркировки/ОСУ и отправьте его в торговую сеть.
Недопустимая дата УПД: с даты, указанной в УПД, прошел 31 день - (дата документа)

Причина:
Дата документа меньше текущей даты более, чем на 31 день.

Для исправления ошибки:

  1. Измените дату документа на корректную. Для этого создайте первоначальный INVOIC (УПД) с корректной датой документа и отправьте его в торговую сеть.
  2. Создайте ИУПД (I-INVOIC) к этому УПД (INVOIC), чтобы документ загрузился в учетную систему торговой сети. Дата ИУПД не должна быть больше даты УПД.

Если возникла нестандартная ситуация, обратитесь в торговую сеть для уточнения дальнейших действий по заказу.

Вопросы по работе с документами сетей
Что делать, если сеть не подписывает документы Вопросы по работе с сетью «Х5 Retail Group» Вопросы по работе с сетью «Лента»
edi

Подключите коннекторы в Контур.EDI

Массово подписывайте документы и выгружайте файлы в локальную папку

Подключить

База знаний