Формирование и отправка документов

Электронные документы (Счет-фактура, ТОРГ-12, УПД) формируются на основе EDI-сообщения INVOIC.

Формирование электронных документов

Чтобы сформировать электронные документы и отправить их торговой сети, выполните следующее:

1. В разделе «Заказы» отфильтруйте список заказов по этапу обработки «Документы подготовлены».

   

2. Найдите нужное сообщение и откройте его.
3. В сообщении заполните следующие поля: 

   

   Если вы работаете с УПД, то заполните следующие поля:

   

   • номер и дату счета-фактуры;
   • номер и дату накладной;
   • грузоотправителя. 
   • номер и дату УПД;
   • грузоотправителя.
4. Чтобы указать ответственного за передачу груза, откройте карточку поставщика. Для этого:
   1. В поле «Поставщик» нажмите «Редактировать».
      ​

      

   2. Нажмите «Показать банковские реквизиты и сотрудников» внизу карточки.

      

   3. Откроются поля для заполнения банковских реквизитов и данных ответственных сотрудников. 
      Перейдите к разделу «Ответственный за передачу груза». Заполните ФИО и данные сотрудника, ответственного за передачу груза.

      

   4. Нажмите «Сохранить».
5. Если документ по этому заказу отправляется в первый раз, то номер исправления и дату указывать не нужно. 
   Если повторно и в «исходном» документе была обнаружена опечатка (неправильный ИНН, неверный адрес и др.) или арифметическая ошибка, то укажите номер исправления и дату. Подробнее см. Отправка исправления на основе отправленного счета-фактуры.
6. В документах с маркированными товарами укажите признак комиссии.
   Как указать признак комиссии

   1. Для добавления признака комиссии в заказе на вкладке «Счёт и документы» или «Документы» нажмите «Добавить обстоятельства формирования документа».

      

   2. Выберите обстоятельство формирования из выпадающего списка.

      

      Также можете сформировать УПД (INVOIC) вручную по инструкции Создание первичного счета-фактуры или УПД вручную.

      В этом случае в сообщении INVOIC выберите функцию документа и обстоятельства формирования.

      

   3. Откройте карточку товара.
   4. В разделе «Данные об идентификации» выберите «Маркировка». 
   5. Появится поле «Код маркировки». Заполните код маркировки по инструкции.

      

   6. Заполнив документ, подпишите и отправьте в торговую сеть. Подробнее читайте в разделе ниже «Подпись и отправка документов».
7. Если в заказе есть табачная или алкогольная продукция, укажите это в УПД по инструкции.
8. Если в заказе есть прослеживаемые товары или товары, подлежащие объемно-сортовому учету или маркировке, заполните:
   • Данные о прослеживаемости товаров
   • Данные объемно-сортового учета
   • Коды маркировки в документе
9. Если в заказе есть пиво, заполните по инструкции Работа с пивом.
10. Проверьте информацию о товарах и общую сумму.
     

Подпись и отправка документов

• Если у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП)
• Если у вас нет КЭП

Если у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Сервис Контур.EDI позволяет подписывать сформированные электронные документы, если у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) и вы уполномочены подписывать документы. Для этого:

1. Нажмите «Подписать и отправить».

   

2. Выберите сертификат.

   Если для подписи документа выбран сертификат электронной подписи физического лица (это новый тип сертификата, в нем не указаны данные организации), требуется указать машиночитаемую доверенность (МЧД). Подробнее см. Работа с МЧД.

   Подробнее о МЧД и изменениях в подписании документов см. Что такое МЧД.

3. После этого заказ перейдет на этап обработки «Отправлены». Документы будут отправлены в торговую сеть. 

Если у вас нет КЭП

Если у вас нет КЭП, документы можно передать в сервис Диадок. Для этого:

1. Нажмите «Сформировать документы».
2. После этого документы будут доступны для подписания в сервисе Диадок в черновиках. 

   

3. Необходимо сотруднику с правом подписи перейти в Диадок и подписать документы.
4. После этого документы будут отправлены в торговую сеть, и заказ перейдет на этап обработки «Документы отправлены».
5. Как только торговая сеть подпишет документы, заказ перейдет на этап обработки «Документы подписаны».

   Если торговая сеть подписала документы с расхождениями или запросила уточнение, заказ перейдет на этап обработки «Документы отклонены». У таких документов появится статус «Получено уведомление об уточнении» или «Подписан с разногласиями». Подробнее см. Отправка исправления или корректировки.

   

Если не получается подписать и отправить документ

Если при нажатии на кнопку «Подписать и отправить» ничего не происходит, проверьте заполнение всех обязательных полей. Для этого прокрутите страницу вверх. Незаполненные поля или поля с ошибками будут подсвечены красным. Для заполнения полей нажмите «Редактировать» → в открывшемся окне укажите недостающие данные и сохраните.

Если в табличной части строка позиции выделена красным — это означает, что в карточке товара не заполнены обязательные поля или в них ошибка. Для исправления нажмите на название товара → откроется карточка товара. В карточке поля с ошибками выделены красным, при наведении курсора на них появится подсказка. Заполните или отредактируйте их и нажмите «Сохранить».

После исправления всех ошибок повторно нажмите «Подписать и отправить» или «Сформировать документы», если у вас нет КЭП (документ подписывается в Диадоке).

Если на странице заказа нет кнопки «Подписать и отправить» — документы отправлены в Диадок и ожидают подписание, у таких документов отображается статус «Документы созданы в Диадоке». Нажмите на название документа, чтобы открыть его в Диадоке, и подпишите.