Как оформить нового сотрудника

В разделе «Трудоустройство» для каждого кандидата создается отдельный процесс трудоустройства. Чтобы запустить процесс, нажмите кнопку «Пригласить кандидата». 

Далее действуйте по шагам. Отдельные шаги в процессе можно пропустить, если в них нет необходимости. 

Отправьте приглашение

1. Заполните форму приглашения. Она частично совпадает с обычным приглашением. Данные можно будет изменить после приглашения кандидата. Поля для заполнения:
   • Ответственный сотрудник. Здесь указывается тот человек, который будет курировать процесс трудоустройства. Ему будут приходить уведомления. При необходимости можно указать не себя, а другого сотрудника.

     

   • Подразделение и должность. Можно указывать несколько должностей для одного кандидата: как в разных подразделениях, так и в одном.
   • Дата выхода. Предполагаемая дата выхода кандидата на работу. 

     

   • Тип подписи. Указывается тип подписи для подписания трудового договора и других документов найма. Допустимые типы подписи: НЭП или КЭП.
   • Выпустить сертификат НЭП. Если включить эту настройку, кандидат сможет подать заявку на выпуск сертификата через Госуслуги сразу после приема приглашения.

     Если при выпуске НЭП нужно очно удостоверить личность кандидата, не включайте эту настройку. Подать заявку с этим способом подтверждения можно только в процессе трудоустройства на вкладке «Выпуск ЭП».

   • Настройка доступов. Если выбрать «По умолчанию», сотруднику будет назначен типовой набор доступов, выбранный при настройке трудоустройства.

     

2.  Нажмите «Пригласить кандидата».

В зависимости от выбранного способа приглашения кандидат получит письмо на электронную почту или смс со ссылкой на страницу трудоустройства. Перейдя по ссылке, кандидат запустит процесс.

Перейдите в процесс трудоустройства и проверьте данные кандидата

После отправки приглашения процесс может быть отредактирован или удален ответственным. Если процесс будет удален, то все ссылки на собранные персональные данные кандидата автоматически удалятся из сервиса.

Чтобы открыть процесс, нажмите на его строку в списке. Откроется карточка процесса. На вкладке «Данные кандидата» можно просмотреть и отредактировать персональные данные кандидата.

Возможные действия на каждой вкладке:

• Изменить данные.
• Отправить приглашение — повторно отправить приглашение кандидату. Предыдущее приглашение станет недействительным.
• Отменить — процесс будет удален.

Часть этапов можно пропустить, если они не нужны. Для этого отметьте «Пропустить этап».

Если этап был пропущен, можно изменить решение и вернуть его в процесс. Изменить решение можно только до того, как кандидат запустит процесс трудоустройства. Чтобы добавить пропущенный этап после этого момента, придется создать новый процесс.

Проверьте статус выпуска сертификата НЭП

На вкладке «Выпуск ЭП»:

• Если у кандидата есть сертификат НЭП, этот этап можно пропустить.
• Если в приглашении был выбран выпуск НЭП, это будет показано на вкладке. Если нужно отменить заявку, нажмите «Отменить выпуск».

  

• Если в приглашении не был выбран выпуск НЭП, здесь можно сформировать заявку. Перед этим можно выбрать, как кандидату подтвердить свою личность: через Госуслуги или очно. Если в организации настроен только один возможный тип подтверждения, выбор будет недоступен. После отправки заявки кандидату придет уведомление и инструкция по выпуску НЭП.

  

Добавьте приложения

На вкладке «Приложения» можно загрузить приложения, которые могут потребоваться кандидату в процессе.

Запросите и проверьте документы

1. На вкладке «Запрос документов» добавьте список документов, которые должен отправить кандидат.
   Списки можно каждый раз составлять вручную, но рекомендуем создать их заранее в настройках раздела «Трудоустройство». Подробнее о настройках читайте в инструкции Настройки трудоустройства.
   Этап можно пропустить. Для этого поставьте отметку «Пропустить этап» или не указывайте документы.

   

2. Нажмите «Отправить запрос».
3. После отправки появится список ожидаемых от кандидата документов со статусами. Кандидат должен загрузить сканы и отправить их.
   Чтобы изменить список документов, нажмите «Редактировать документы». Обратите внимание, что редактировать документы можно только до того, как кандидат загрузит хотя бы один файл. Чтобы изменить список после этого, придется создать новый процесс трудоустройства.

   

4. Когда кандидат отправит все документы, на почту ответственному придет уведомление.
   Сразу все присланные кандидатом документы можно скачать для проверки по кнопке «Скачать архив». Из них сервис сформирует архив с названием по типу: Документы_{Фамилия кандидата}. Например: Документы_Иванов.zip. 
   Проверьте все документы.
5. Нажмите «Принять решение».
6. Выберите:
   • Если все загруженные документы корректны, нажмите кнопку «Завершить и принять». По умолчанию будет отмечен пункт «Документы в порядке».

     

   • Если что-то нужно исправить, отметьте пункт «Требуется корректировка».
     Отметьте, какие документы нужно исправить, и нажмите «Вернуть кандидату». Можно оставить комментарий с пояснением, что именно изменить.

     

     Направлять документы на исправление можно неограниченное количество раз. 

Отправьте ЛНА на ознакомление

1. На вкладке «Ознакомление с ЛНА» добавьте списки локальных нормативных актов, с которыми кандидат должен ознакомиться. Как заранее настроить списки, читайте в инструкции Настройки трудоустройства.

   

2. Нажмите «Отправить запрос».
3. Если нужно заменить или удалить ЛНА, нажмите «Редактировать документы». Когда кандидат подпишет хотя бы один акт ознакомления, редактировать документы будет нельзя. Чтобы изменить список ЛНА после этого, придется создать новый процесс трудоустройства.

   

Когда кандидат подпишет все акты ознакомления, статусы «Ожидается» изменятся на «Подписан». 
Эти акты не будут отображаться в документах кандидата после его перехода в КЭДО. Чтобы предоставить ему доступ к подписанным актам, отправьте на них ссылки. 

Отправьте документы найма

Чтобы ​загрузить документы:

1. На вкладке «Документы найма» нажмите «Сформировать и отправить». Приложения к документам можно загрузить на вкладке «Приложения». 

   

2. Приложите файлы и укажите типы документов.

   

3. Нажмите «Далее».
4. Настройте маршрут документооборота и отправьте документы кандидату. Подробнее о том, как работать с маршрутами, читайте в статье Обычный маршрут.

   При настройке маршрута обратите внимание: 

   • Трудовой договор нельзя подписывать ПЭП (ст. 22.3 ТК РФ). 

   • Не удаляйте кандидата из маршрута. Чтобы вернуть его после удаления, придется отменить отправку и загрузить договор заново.

   • Не убирайте у отправителя отметку «Не надо подписывать». Если ее убрать, документ не подпишется при отправке. В этом случае договор можно будет подписать только через раздел «Мои документы».

     

После отправки у документов появится статус «Ожидается». Пока руководитель их не подпишет, документы можно удалить и сформировать заново. 

Когда все участники документооборота подпишут документы, их статусы поменяются на «Подписан». После этого кандидат получит доступ в КЭДО как сотрудник, а статус всего процесса на странице трудоустройства изменится на «Завершен».