Что нужно сделать для перехода
Локальный нормативный акт
Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.
Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.
Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.
Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.
Порядок КЭДО
Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.
Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.
Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.
Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.
Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.
Уведомление работников
Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.
Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.
Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.
А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.
Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда
С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.
Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.
Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия
Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.
До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде.
С 1 сентября 2022 года планировалось сделать возможным взаимодействие с Госуслугами, чтобы работодатели могли размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на Госуслугах. Но до настоящего времени Госуслуги не предоставили такую возможность работодателям и операторам КЭДО.
