Порядок перехода на КЭДО

Разработайте внутреннюю документацию для перехода на КЭДО

Особенности ведения кадрового ЭДО в организации закрепляются во внутренних документах. Это может быть один документ или несколько.

Скачайте шаблон Положения об ЭДО в сфере трудовых отношений и адаптируйте его под свои бизнес-процессы. Если у вас уже есть свои шаблоны, используйте их.

Во внутренней документации обязательно должно быть указано:

• в какой информационной системе будет осуществляться взаимодействие;

• порядок доступа работников в информационную систему работодателя;

• разрешенные виды электронных подписей, порядок и правила их применения;

• перечень документов, переводимых на КЭДО;

• для каких категорий работников будет осуществляться ЭДО;

• сроки подписания работниками электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени;

• периодичность подписания электронных документов и ознакомления с ними;

• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, переведенных на КЭДО, на бумажных носителях;

• порядок обучения работников взаимодействию с работодателем посредством ЭДО;

• срок уведомления работников о переходе на КЭДО;

• дата введения ЭДО, которая назначается после окончания срока уведомления о переходе.

Получите от сотрудников согласие о переходе на КЭДО

Переход на КЭДО с работником возможен только с письменного согласия сотрудника на бумажном носителе. Поэтому работодатель должен уведомить сотрудников о внедрении КЭДО в компании и их праве подписать согласие на взаимодействие в электронном виде. Отсутствие согласия признается отказом, и документооборот с такими работниками продолжается на бумаге.

С работниками, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, можно обмениваться электронными документами по умолчанию. Их согласие на КЭДО не требуется.

Если сотрудник трудоустраивается дистанционно, то с ним можно вести КЭДО без письменного согласия. Особенности взаимодействия работодателя с дистанционными работниками регулируются главой 49.1 ТК РФ и требования статьи 22.2 для них не обязательны.

Заполните настройки организации в сервисе

По инструкции Настройки организации выберите доступные типы электронных подписей и задайте настройки для автоматического перевыпуска сертификатов. При необходимости настройте доступ в сервис только из доверенных сетей по определенным IP-адресам.

Настройки нужно заполнить перед приглашением сотрудников в сервис.

Создайте структуру организации и пригласите сотрудников в сервис

• Для работы только в веб-интерфейсе:​

  1. Создайте структуру организации по инструкции Подразделения и должности.

  2. Отправьте приглашения в сервис по инструкции Приглашение сотрудника. Создать заявку на выпуск НЭП можно одновременно с отправкой приглашения сотруднику.

• Для работы через интеграцию 1С:​

  1. Убедитесь, что модуль 1С КЭДО установлен и готов к работе. Если это не так, обратитесь к менеджеру.

  2. Настройте модуль 1С согласно инструкции Порядок действий в модуле.
     Создать структуру организации можно через синхронизацию данных с 1С, подробнее читайте в инструкции Сопоставление структуры организации.

  3. Пригласите сотрудников по инструкции Приглашение сотрудников в модуле.

Отправьте сотрудникам инструкцию Регистрация и вход в КЭДО. Также рекомендуем сотрудникам раздел с инструкциями Веб-сервис для сотрудника.

Отправьте сотрудникам Положение об ЭДО или собственный пакет документов на ознакомление 

Запустить процесс ознакомления можно только для локально-нормативного акта с завершенным документооборотом. Поэтому сначала утвердите документ, описанный в шаге 1. Для этого загрузите документ в сервис КЭДО и отправьте его на подписание уполномоченному лицу.
После подписания, когда документооборот будет завершен, запустите процесс ознакомления сотрудников с этим документом.

• Как запустить ознакомление в веб-сервисе, читайте в инструкции Ознакомление.

• Как запустить ознакомление в модуле 1С, читайте в инструкции Ознакомление в модуле.

Дополнительные возможности КЭДО

Можно настроить:

• Массовое подписание и согласование.

• Шаблоны документов для сотрудников.

• Маршруты документооборота, которые будут подставляться автоматически при загрузке документов.

Отдельным сотрудникам можно дать право видеть все документы организации. Для включения такого права обратитесь в техподдержку.

Также с КЭДО можно работать на смартфоне, подробнее читайте в инструкции Работа в мобильной версии. 

Бесплатное обучение

Чтобы больше узнать о том, как перейти на электронный документооборот с сотрудниками, запишитесь на бесплатный экспресс-курс «КЭДО в организации: краткое руководство по внедрению». 

Что позволит курс

• Узнать об экономической выгоде от внедрения КЭДО в компании. 
• Разобраться, как обосновать руководству необходимость КЭДО.
• Спланировать шаги для успешного внедрения сервиса.
• Организовать рабочую группу для перехода на КЭДО. 
• Узнать, как работать с возражениями сотрудников. 
• Попробовать Контур.КЭДО.
• Оценить преимущества КЭДО с точки зрения сотрудника и кадровика.
• Увидеть, как изменится работа отдела кадров после перехода.

Как проходит обучение 

Курс включает два урока по 40–60 минут от эксперта по внедрению Контур.КЭДО.

Авторские материалы, которые получит каждый слушатель:

• Презентации спикера к видеоурокам.
• Пошаговое руководство для перехода на электронный документооборот с сотрудниками.
• Дорожная карта внедрения КЭДО.

Записаться бесплатно →